Gekoppelt mit dem Begriff Digitalisierung sind nahezu tägliche Meldungen über das Wohl und Wehe, das sie nach sich ziehen wird. Was steckt jedoch genau hinter dem Begriff und wie ist Digitalisierung zu bewerten? Benötigen wir sie wirklich? Welche Chancen und Risiken ergeben sich dadurch und was ist die digitale Transformation?

Was ist Digitalisierung?

Der Begriff Digitalisierung benennt die aktuelle Phase der technischen Entwicklung. Daten und Informationen können nahezu immer und überall verfügbar gestellt werden und inzwischen ist es auch kein wirkliches Problem mehr, eine Konstruktionszeichnung zu speichern und das Werkstück per 3D-Druck am anderen Ende der Welt sofort zu erstellen. Digitalisierung ist also da und bringt noch andere Begrifflichkeiten mit, die als Teil derselben anzusehen sind. Dabei handelt es sich auszugsweise um Industrie 4.0, Cloud, Big Data und Internet of Things aus eher technischer Sichtweise sowie Begriffe wie Arbeiten 4.0 aus eher gesellschaftlicher Betrachtungsweise.

Schnell, schneller, digital: Die wahre Herausforderung

Die Digitalisierung wird genauso stattfinden, wie jede andere technologische Revolution – angefangen mit den ersten Waffen und Werkzeugen vor etwa 2,5 Millionen Jahren. Gewinner werden diejenigen sein, die sich den neuen Anforderungen stellen. Aber dieser Prozess verläuft deutlich schneller als noch im 18. und 19. Jahrhundert.

So hat ein aktuelles Smartphone mehr Rechenleistung als die Computerschränke, mit denen die Mondlandungen der NASA gesteuert wurden! Auch die Verbreitung der Technik ist rasend schnell: Mitte 2015 gab es bereits rund 46 Millionen Smartphone-Nutzer in Deutschland. Zur Erinnerung: Das iPhone kam erst 2007 auf den Markt.

Digitalisierung heißt auch: Alles überdenken

Die Umsetzung der Digitalisierung beziehungsweise die digitale Transformation ist ein schleichender Prozess der die Automatisierung von Routineaufgaben bedeutet. Das hat zur Folge, dass sich Arbeitsprozesse ändern. Das kann durchaus heißen, dass ein Prozess von Anfang bis Ende in Frage gestellt und neu gedacht werden muss! Digitale Kommunikation oder Social Media-Kanäle wie XING, LinkedIn, Facebook, Twitter und Co. bilden dabei nur ein Beiwerk.

Wie muss digitalisiert werden?

Sie müssen nicht das ganze Unternehmen von heute auf morgen digitalisieren. Mein Tipp: Fangen Sie dort an, wo der größte Mehrwert Ihres Unternehmens sitzt! Selbst innerhalb einer Branche kann dieser vollkommen unterschiedlich sein.
Ist Ihr Ruf oder Ihr Marketing so ausgerichtet, dass Ihre Kunden bei Ihnen kaufen, weil Sie

• besonders günstig sind?
• einen erstklassigen Service bieten?
• extrem schnell bei der Auslieferung Ihrer Leistungen sind?

Bei ein und demselben Produkt gibt es hier schon drei verschiedene Ansatzpunkte, wo mit der Digitalisierung angefangen werden sollte. Stärken Sie den Bereich, mit dem Sie die höchste Wertschöpfung erzielen!

Mit der Automatisierung von Routineaufgaben setzen Sie Ressourcen bei Ihren Mitarbeitern frei, mit denen diese sich verstärkt um die Koordination und Kontrolle komplexer Abläufe und individueller Anforderungen kümmern können.

Beispiele zur Digitalisierung

Im Folgenden zeige ich Ihnen an drei Beispiele, was mit Digitalisierung im kleinen Rahmen gemeint ist:

Automatische Erinnerung: “Ihr Visum läuft aus”

Es ist schon ein Unterschied, ob Sie einen Mitarbeiter einsetzen, der prüft, ob benötigte Zertifikate ablaufen oder ob ein System diese automatisch überwacht, meldet und dabei einen Workflow auslöst, der die Verlängerung der Gültigkeitsdauer erwirkt. Laufen zum Beispiel Ersthelferzertifikate oder Visa aus, informiert die Software die betreffenden Personen rechtzeitig vorab, vollautomatisch per E-Mail, SMS oder sonstigem Medium und leitet weitere Maßnahmen ein.

Die elektronische Rechnung: Vorteile, die sich auszahlen

Ein anderes Beispiel ist ZUGFeRD, das einheitliche Format für elektronische Rechnungen. Laut Bundeswirtschaftsministerium spart dieses Verfahren ausgangsseitig durchschnittlich zehn Euro je Rechnung ein! Außerdem bezahlen Kunden die Rechnung im Mittel 5,3 Tage früher. Auf der Eingangsseite sind die Einsparungen sogar ein wenig höher anzusetzen. Zudem werden fehlerhafte Eingaben im Eingang vermieden.

Digitale Nebenkostenabrechnung: Live-Daten vom Zähler

Werden in einen  Prozess auch Maschinen oder Anlagen integriert, sprechen wir von Industrie 4.0. So haben wir am City Airport Bremen die Ablesungen der Verbrauchszähler (Strom, Wasser, Gas, Luft usw.) direkt an die Kalkulation und Abrechnung gekoppelt. Bis hin zur automatischen Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Manuelle Eingriffe werden nur noch beim Austausch von Zählern notwendig. Die Kalkulation der Preise und die Abrechnung gegenüber dem Mieter laufen automatisiert.

Sinnvoll digitalisieren bedeutet: Neue Geschäftsprozesse definieren

Wer sein Unternehmen auf dem Stand der Technik halten möchte, um am Markt zu bestehen, muss sich auf jeden Fall eine Strategie erarbeiten. Eine Strategie müssen Sie heute immer flexibel gestalten, da sich Dinge derart schnell ändern, dass wir heutzutage „auf Sicht fahren“ müssen. Wenn die Strategie festgelegt ist, geht es darum die jeweiligen Geschäftsprozesse, aus Sicht des aktuellen Stand der Technik, neu zu definieren. Um das effektiv umzusetzen, benötigen wir Plattformen, die hochflexibel sind, damit notwendige Anpassungen der Prozesse jederzeit realisierbar sind.

Langfristige Strategie flexibel umsetzen

Machen Sie immer einen Schritt nach dem anderen. Denn jeder Schritt der digitalen Transformation wird neue Schritte nach sich ziehen. So wird es sein, dass Arbeiten nicht mehr im Büro und zu einer bestimmten Zeit ausgeführt werden müssen. Dadurch ändern sich wiederum neue Prozesse, die neu strukturiert werden müssen. Wenn man keine Strategie hat, führt dass zu einem echten Problem. Änderungen durch die Digitalisierung betreffen durchaus das gesamte Arbeitsumfeld und nicht mehr nur die IT.

Chancen und Risiken der Digitalisierung

Immer wenn etwas Neues Einzug hält, wird auch vor den Risiken gewarnt. Das gab es schon 1835 anlässlich der Eröffnung der ersten deutschen Bahnverbindung, als vor Hirnerkrankungen durch Geschwindigkeiten von mehr als 30 km/h gewarnt wurde. Auch heute passiert etwas, dessen Auswirkungen wir jetzt noch nicht genau abschätzen können. Das löst unweigerlich Ängste aus. Andererseits sollten wir bedenken, dass mit jeder technischen Revolution der Wohlstand gesteigert wurde.

Verschlafen Sie nicht diese tiefgreifende Veränderung

Das größte Risiko der Digitalisierung besteht, wenn wir nicht daran teilnehmen. Die Kutschenbauer haben seinerzeit auch keine Zukunft in den Automobilen gesehen und wer weiß, ob die Automobilindustrie von heute wirklich die Mobilität unserer Zukunft entwickelt.

Ein Faktor der im Rahmen der Digitalisierung betrachtet werden muss, ist auf jeden Fall die IT-Sicherheit. Je weiter Sie Ihre Systeme nach außen öffnen müssen, desto größer wird der Aufwand der Absicherung. Doch auch hierfür gibt es Lösungen, über die wir ebenfalls im Rahmen dieses Blogs berichten.

Handeln Sie unternehmerisch: Ergreifen Sie die Chancen

Die Chance, die uns die Digitalisierung bietet, ist, dass sie globales Handeln vereinfacht und zudem die Effizienz Ihres Unternehmens steigert. Arbeiten wird flexibler werden und für viele Menschen wird es leichter Familie und Beruf unter einen Hut zu bekommen. Es scheint mir, als ob die Möglichkeit besteht, dass wir mit dieser Stufe der technischen Revolution den sozialen Wohlstand weiter steigern können.

Fazit

Meine Empfehlung: Schauen Sie sich die Chancen und Risiken der Digitalisierung für Ihr Unternehmen genau an! Entwickeln Sie eine Digitalisierungsstrategie – eine, die flexibel genug bleibt, auf die schnellen Veränderungen der digitalen Welt zu reagieren. Und beginnen Sie jetzt mit den ersten Schritten.

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