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Digitalisierung im Klartext

Wieso Sie ein software-gestütztes Arbeitsschutzmanagementsystem brauchen

von | 15. März 2016 | Arbeitsschutz

Von explosiven Gefahrstoffen bis hin zum falsch eingestellten Bürostuhl – Arbeitsschutz betrifft jedes Unternehmen. Viele Gründe sprechen dafür, den Arbeitsschutz fest im Betrieb zu verankern. Aber bei größeren Betrieben und unterschiedlichen Arbeitsplätzen kann sich der Arbeitsschutz zu einer Mammutaufgabe auswachsen. Zum Glück geht es auch einfach: Das Arbeitsschutzmanagement nach OHSAS 18001 ist eine weit verbreitete Norm, die sich gut in bestehende Managementsysteme einbinden und als Software abbilden lässt.

Am Arbeitsschutz kommt kein Unternehmen vorbei, dafür sorgt hierzulande schon mit dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ein eigenes Gesetz. Und es ist nicht die einzige rechtliche Vorgabe in diesem Bereich: Arbeitssicherheitsgesetz, Betriebssicherheitsverordnung, Gefahrstoffverordnung, Technische Regeln für Arbeitsstätten oder Berufsgenossenschaftliche Vorschriften sind nur eine Auswahl an rechtlichen Rahmenbedingungen für den Arbeitsschutz. Die Frage lautet also nicht ob, sondern wie Sie den Arbeitsschutz umsetzen!

Darum ein Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS)

Komplexe rechtliche Anforderungen, eine Vielzahl an Mitarbeitenden und Arbeitsabläufen und wiederkehrende Prüfaufgaben – es spricht viel dafür, den Arbeitsschutz systematisch anzugehen. Die Lösung ist ein Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS).

Bild drehender Zahnräder. Text: Darum brauchen Sie ein Arbeitsschutzmanagement-System.

Arbeitsschutz ist nicht nur aus rechtlichen Gründen eine Notwendigkeit – Sie entspringt auch der Verantwortung für Ihre Mitarbeitenden.

Was ist Arbeitsschutzmanagement nach OHSAS 18001?

Noch gibt es (Stand März 2016) keine ISO Norm für das Arbeitsschutzmanagement – aber es ist mit der ISO 45001 eine in Arbeit, die für Ende 2016 angekündigt ist. Bis dahin gibt es einige andere Leitfäden wie ILO-OSH 2001, LASI, OHRIS oder OHSAS 18001. Viel spricht aus unserer Sicht für die Norm OHSAS 18001: Sie ist die weltweit am weitesten verbreitete Norm und orientiert sich an ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement). Bestehende Managementsysteme, die sich an ISO 9001 oder ISO 14001 orientieren, sind entsprechend leicht zu erweitern. Übrigens orientiert sich die angekündigte ISO-Norm an OHSAS 18001.

Wie funktioniert OHSAS 18001 Arbeitsschutzmanagement?

Das Managementsystem für den Arbeitsschutz nach OHSAS 18001 orientiert sich an dem aus dem Qualitätsmanagement bekannten PDCA-Zyklus: Plan, Do, Check und Act (siehe Zeichnung). Die einzelnen Schritte sind im Arbeitsschutzmanagement leicht abgewandelt mit Planung, Umsetzung, Controlling und Bewertung betitelt.

Der Zyklus im Arbeitsschutzmanagement

Die Planung beginnt mit der Gefährdungsbeurteilung und Risikoeinschätzung. Darauf aufbauend setzt sich Ihr Unternehmen Ziele und beschließt Schutzmaßnahmen, um diese zu erreichen. Im zweiten Schritt setzen Sie diese Maßnahmen um. Das beinhaltet verantwortliche Personen zu benennen, Mitarbeitende zu schulen, Prozesse anzupassen und gegebenenfalls in neue Ausstattung zu investieren. Wie wirksam diese Maßnahmen waren und ob und inwieweit das Unternehmen seine Ziele erreicht hat, prüfen Sie im Controlling im dritten Schritt. Weichen die Kennzahlen von den beschlossenen Zielen ab, so korrigieren Sie Ihre Maßnahmen. Als letzten Schritt bewertet das oberste Management regelmäßig diesen Prozess.

Schematische Darstellung des Zykluses im Arbeitsschutzmanagement nach OHSAS 18001

Dem Zyklus im Arbeitsschutzmanagement nach OHSAS 18001 liegt der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) zugrunde.

Gefährdungsbeurteilung – der erste Schritt

Der Gefährdungsbeurteilung kommt im Arbeitsschutzmanagement eine Schlüsselrolle zu. Sie bildet die Grundlage für alle Schritte und kann sehr umfänglich sein. Hier wird detailliert festgehalten, was und wie den Arbeitnehmer gefährden könnte. Denn es geht nicht nur um unmittelbare Gefahren, sondern auch um mögliche Gefahren, die sogenannten Gefährdungen. Also was könnte passieren, wenn die eine Chemikalie mit einer anderen reagiert. Diese Gefährdungsbeurteilung aufzustellen, dazu ist jedes Unternehmen laut Arbeitsschutzgesetz verpflichtet. Wie das konkret auszusehen hat, beschreiben die Betriebssicherheitsverordnungen.

Was passiert bei der Gefährdungsbeurteilung?

Grob gesagt geht es bei der Gefährdungsbeurteilung darum, zum einen die Gefährdungen zu sammeln und zum anderen sie zu bewerten. Beim Bewerten lauten die beiden Leitfragen: Wie groß ist der mögliche Schaden und wie wahrscheinlich ist es, dass der Schaden eintritt? Beides lässt sich gut mit der Risikomatrix nach Nohl darstellen. So ist eine Explosion des unternehmenseigenen Kraftwerkes eher unwahrscheinlich, dafür aber im Schadensfall besonders schwerwiegend. Dahingegend ist es viel wahrscheinlicher, dass ein Arbeitnehmer Kopfschmerzen von einer flackernden Neonbeleuchtung bekommt, was aber im Vergleich mit der Explosion ein eher kleiner gesundheitlicher Schaden wäre.

Arbeitsschutzmanagement: Grafische Darstellung der Risikomatrix nach Nohl

Für die Gefährdungsbeurteilung im Arbeitsschutzmanagement bietet sich die Risikomatrix nach Nohl an.

Arbeitsschutz ist Querschnittsaufgabe

Arbeitsschutz steht nicht für sich allein, sondern hat viele Verbindungen zu anderen Unternehmensaufgaben und -pflichten. Insbesondere mit der Qualitätssicherung und dem Umweltschutz gibt es Überschneidungen, weswegen wie erwähnt auch die Management-ISO-Normen zu diesen Bereichen Gemeinsamkeiten aufweisen.

Das alles spricht für ein Arbeitsschutzmanagementsystem nach OHSAS 18001

An erster Stelle steht das gesundheitliche Wohl aller Menschen, die im Unternehmen arbeiten – oder das Firmengelände auch nur besuchen! Arbeitsschutzmanagement hilft Unfälle und Berufserkrankungen zu senken. Das hat nicht nur für die Betroffenen, sondern auch für das Unternehmen viele positive Folgen:

  • Motivation der Mitarbeitenden erhöhen: Führt ein Unternehmen ein Arbeitsschutzmanagementsystem nach OHSAS 18001 ein, so müssen auch die Mitarbeitenden eingebunden werden. (Das empfehlen wir von Apandia übrigens bei den meisten Veränderungsprozessen: Es erhöht die Bereitschaft an etwas Neuem mitzuarbeiten und bringt das wertvolle Wissen der Belegschaft ein.)
  • Rechtssicherheit für Unternehmen und Geschäftsführung erhöhen: Ein Arbeitsschutzmanagement senkt das Haftungsrisiko für die Geschäftsführung.
  • Einstufung Versicherung: Ein dokumentiertes Arbeitsschutzmanagement kann sich positiv auf Versicherungsprämien auswirken.
  • Wertsteigerung Unternehmen: Verringert ein Unternehmen nachweislich seine Risiken, dann erhöht es damit seinen Wert.
  • Ansehen Arbeitswelt: Ein gesundheitlich sicherer Arbeitsplatz ist gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein Pluspunkt.
  • Kosten senken: Gehen Unfälle und Erkrankungen zurück, sinken auch die Folgekosten.
  • Ausfall- und Fehlzeiten senken: Wenn der Arbeitsschutz hilft, Unfälle oder Krankheiten zu senken, fallen die Beschäftigen seltener aus.
  • Fluktuation senken: Berufserkrankungen können hohe versteckte Kosten verursachen, wenn langjährige Fachkräfte aus dem Unternehmen ausscheiden. Mit ihnen geht schlimmstenfalls Erfahrung und Wissen verloren. Dazu kommt unter Umständen eine lange Einarbeitungszeit für Nachfolger.
  • Anzahl und Dauer von Störungen im Betriebsverlauf senken: Die Häufigkeit von stillstehenden Produktionen oder nicht abgearbeitete Aufträge durch Unfälle oder Erkrankungen sinkt.
  • Risiko technischer Katastrophen reduzieren: Arbeitsschutzmanagement senkt nicht nur Schäden an Personen, sondern auch an Einrichtungen, Fuhrpark und Maschinen.

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Wieso brauchen Sie ein software-gestütztes Arbeitsschutzmanagementsystem?

Zu diesen allgemeinen Vorteilen eines Arbeitsschutzmanagementsystems kommen die Vorteile einer Software-Lösung. Sie drängt sich für Unternehmen auf, die viele Mitarbeitende und viele unterschiedliche Arbeitsabläufe haben. Die Masse an Tätigkeiten im Arbeitsschutz schreit dann geradezu nach einer Automatisierung und einer Digitalisierung. So ist die Vielzahl an Dokumenten wie Sicherheitsdatenblätter in einer Datenbank gut aufgehoben, auf die Ihre Mitarbeitenden von vielen Punkten und jederzeit aus Zugriff haben. Das ist insbesondere in Notfällen sehr hilfreich. Aber auch die automatische regelmäßige Abfrage des aktuellen Sicherheitsdatenblatts beim Hersteller kann die Software übernehmen. Sie erinnert Sie übrigens auch daran, wenn die nächste Gefährdungsbeurteilung ansteht.

Vorteile einer Software-Lösung im Arbeitsschutzmanagement

  • Zeitgewinn: Softwaregestützte Lösungen senken den personellen Aufwand für wiederkehrende Routineaufgaben im Arbeitsschutz.
  • Prozesssicherheit erhöhen: Prozesse im Arbeitsschutzmanagement, die in einer Software-Lösungen abgebildet sind, laufen sicher ab, da sie automatisiert sind. Das zahlt sich besonders in sensiblen Bereichen wie dem Arbeitsschutz aus.
  • Nachweispflicht vereinfachen: Eine Software-Lösung speichert nicht nur alle für den Arbeitsschutz relevanten Dokumente und legt diese vorgangsgesteuert ab, sondern dokumentiert und überwacht ebenfalls die nach OHSAS 180001 durchzuführenden Arbeitsschritte.
  • Komplexität reduzieren: Eine Software-Lösung führt den Anwender bequem durch den gesamten Arbeitsschutzprozess. Mit Hilfe einfacher und intuitiv zu bedienender Masken können die Anwender die notwendigen Aufgaben – Schritt für Schritt – erledigen.

Die Arbeitsschutzmanagement-Software APA-AMS

Unsere Arbeitsschutzmanagement-Software-Lösung APA-AMS haben wir gemeinsam mit der ecco ecology + communication Unternehmensberatung GmbH für den Bauhof der Stadt Norderstedt umgesetzt. Wesentliche Projektanforderung für den Bauhof war es eine Softwarelösung zu finden, die sowohl alle Aufgaben und Pflichten im Arbeitsschutz überblickt als auch einfach und intuitiv zu bedienen ist. Mit APA-AMS können die Mitarbeitenden sicher sein, dass keine Aufgabe im Arbeitsschutz liegen bleibt.

Mehr Informationen erhalten Sie auf der APA-AMS-Produktseite.

Foto-Nachweis

pixabay.com / stevepb (CC0 Lizenz) pixabay.com / Mathis_GERMA CC0 Lizenz)

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