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Digitalisierung im Klartext

ERP-Software: Best of Breed oder Komplettlösung?

von | 14. Oktober 2015 | Allgemein

Eine Komplettlösung verspricht „die ganze Software aus einer Hand“. Doch diese Standardlösung zieht auch einen kompletten Umbau und Austausch der bestehenden IT-Landschaft mit sich. Das kostet Zeit und Geld – und weckt Widerstände bei den Anwendern, die liebgewonnene Programme aufgeben sollen. Es geht auch anders: Der Best-of-Breed-Ansatz vernetzt bestehende Software und füllt Lücken.

 

Lange Zeit galten Komplettlösungen im Enterprise Resource Planing, kurz ERP, als das Maß aller Dinge. Eine Software übernimmt alle Aufgaben im Unternehmen. Ein Ansatz, für den auf den ersten Blick viel spricht: Wenn alles aus einem Guss programmiert ist, bereiten Schnittstellen keine Probleme mehr. Damit verlieren auch Updates viel von ihrem Schrecken. Meist sind es sehr große Software-Hersteller, die Komplettlösungen anbieten, das macht die Software relativ zukunftssicher. Allerdings sind die sogenannten Komplettlösungen oft nicht so homogen, wie sie angepriesen werden. Viele große Hersteller kaufen andere Software-Entwickler auf, um deren Spezialmodule in ihr Produkt zu integrieren. Damit steigt zwar die Anzahl der Funktionalitäten, am Ende sind es aber verschiedene Programme, die intern über Schnittstellen verbunden sind.

Komplettlösungen: Alles wird einfacher!?

Komplettlösungen wecken die Hoffnung, dass sich der Umgang mit dem Hersteller vereinfacht. Es gibt nur noch einen Ansprechpartner. Bei mehreren Software-Modulen schieben sich deren Hersteller gern mal bei der Fehlersuche die Zuständigkeit wie den Schwarzen Peter hin und her. Auch bei Verhandlungen hat das Unternehmen einen stärkeren Standpunkt, da es um ein größeres Auftragsvolumen geht. Und im Unternehmen selbst soll auch vieles einfacher laufen: Ob in der Finanzbuchhaltung oder in der Logistik überall sitzen die Anwenderinnen und Anwender vor der gleichen Nutzeroberfläche. Doch trotz allem: Viele Unternehmen entscheiden sich gegen eine Komplettlösung.

Individuelle Lösungen für individuelle Unternehmen

Standardlösungen haben einen großen Nachteil: Sie sind standardisiert. Prozesse sind aber, unserer Erfahrung nach, so individuell wie das Unternehmen, in dem sie ablaufen. Natürlich gibt es grundlegende Abläufe, die sich überall gleichen. Aber wer hat jemals gesagt, dass es einen standardisierten Prozess für Ticketsysteme geben muss? Diese Prozesse haben sich teilweise entwickelt, teilweise haben die Software-Marktführer sie geprägt. Dabei sind es gerade die Unterschiede, die ein Unternehmen ausmachen. Eine Komplettlösung an diese einzigartigen Anforderungen anzupassen, ist manchmal gar nicht möglich oder kostet sehr viel. Schneller und günstiger ist es bestehende Programme miteinander zu verbinden. Das schafft für den Kunden gleich mehrere Vorteile.

Bewährtes beibehalten

Das neue CRM-System ist erst zwei Jahre alt, gerade eingeführt und noch nicht abgeschrieben. Kein Wunder, dass das Unternehmen es behalten möchte. Dabei spielen nicht nur die Kosten für die eigentliche Software eine Rolle, das heißt für Lizenzen und Implementierung. Mindestens so wichtig sind die personellen Kosten. Denn bis eine neue Software gelernt und akzeptiert ist, vergeht mitunter viel Zeit. Eine funktionierende und etablierte Software ist daher aus unserer Sicht erst mal mehr wert als ein neues Produkt.

Mitarbeit statt Widerstand

Neue Software unternehmensweit einzuführen ist ein Change-Prozess. Und der führt schnell zu Widerständen. Wer gibt schon gerne das System auf, mit dem er seit 15 Jahren arbeitet? Vor allem, wenn ihm das von oben verordnet wird? Deswegen ist es unserer Erfahrung nach sinnvoll, bewährte Lösungen verschiedener Hersteller beizubehalten. Darüber hinaus empfehlen wir die Mitarbeitenden in den Blick zu nehmen und mit einzubeziehen. In unserem Ansatz sprechen wir sowohl mit der Abteilungsleitung als auch mit den Anwenderinnen und Anwendern. Sie wissen meistens sehr genau, wo es klemmt. Wenn wir ihre Probleme lösen, dann sind sie auch offen und bereit für Neues.

Die menschliche Schnittstelle

An manchen Punkten stockt einfach die Kommunikation zwischen den Abteilungen. Dann fehlt neben der technischen auch die menschliche Schnittstelle. Die Gründe können vielfältig sein. Oft sind Abteilungen oder Unternehmensbereiche schlicht und ergreifend örtlich getrennt. Die Mitarbeitenden sprechen oder sehen sich nur selten. Sie fühlen sich dann ihrem Haus oder Standort mehr verbunden als der übergeordneten Firmenstruktur. An dieser Stelle empfehlen wir zu moderieren. Gerade externe Berater können Abteilungen wieder zusammenbringen, die bisher getrennt waren.

Best of Breed: Das Beste vom Besten

Im Best-of-Breed–Ansatz schauen wir, welches Software-Modul für jeden einzelnen Bereich des Unternehmens das Beste ist. Viele Unternehmen haben das schon getan und sind mit den gewählten Modulen zufrieden. Es hakt dann eher an den Schnittstellen. Typische Fragen lauten dann: Wie gebe ich die Energieverbräuche aus der Gebäudeleittechnik weiter an die Faktura und Buchhaltung? Fehlen die Schnittstellen auf technischer Seite, suchen die Mitarbeitenden nach eigenen Lösungen. Diese sind zwar meist kreativ, aber oft auch zeitaufwändig und unsicher. Der eine schreibt die Daten händisch auf, der andere trägt sie in ein Excel-Sheet ein. Unser Ziel ist es, die Daten automatisch über eine Schnittstelle zu übergeben.

Prozesse wichtiger als Software

Die Software muss dem Prozess dienen, den sie abbildet und nicht umgekehrt. Ein Unternehmen sollte sich nicht an eine Software anpassen, sondern vielmehr die Software an das Unternehmen. Viele Anwender kapitulieren vor den Grenzen von Standardlösungen oder fehlenden Schnittstellen. Deswegen stellen wir den Prozess an den Anfang: Wie funktioniert das Unternehmen? Was läuft gut? Und was nicht? Wo sind die Schmerzpunkte? Erst wenn Unternehmen und Berater das verstanden haben, sollten sie nach Software-Lösungen suchen.

 

Vorteile Komplettlösung im ERP (homogene IT-Landschaft)

  • Ein System zu warten, erleichtert der IT die Arbeit (z.B. Updates).
  • Systeme großer Anbieter sind vergleichsweise zukunftssicher.
  • Die Benutzeroberfläche ist unternehmensweit einheitlich.
  • Die Fehlerfindung ist einfacherer.
  • Der Kunde hat bei Verhandlungen eine stärkere Position.

Vorteile Best of Breed im ERP (heterogene IT-Landschaft)

  • Jede Abteilung im Unternehmen erhält eine individuelle Lösung.
  • Bewährte Software-Module bleiben bestehen (Kostenersparnis).
  • Die Software-Module sind „echte Spezialisten“ (Effizienzsteigerung).
  • Leichter einzuführen, da in der Regel nur an Schnittstellen neu gelernt werden muss.
  • Leichter einzuführen, da weniger emotionale Widerstände (Lobby für bewährte Systeme).
  • Unter Umständen günstiger in der Anschaffung, da nur Schnittstellen programmiert und einzelne Module ausgetauscht werden.

Info-Grafik: 6 Vorteile des Best-of-Breed-Ansatzes bei ERP-Software

 

Nächster Blogpost: Prozessberatung

Im nächsten Blogpost zeigen wir Ihnen, wieso es sich lohnt die Prozessberatung mit dem Software-Einkauf zu verbinden.

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