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Digitalisierung im Klartext

Crewing Software: Wie Reedereien heute Schiffe und Besatzungen planen

von | 21. Juli 2016 | Allgemein, Digitale Lösung

Reedereien: Der Wettbewerb ist brutal, Schiffsgrößen und Technikanforderungen wachsen, Personalkosten auch und Sie müssen sparen. Sparen können Sie – zum Beispiel viel Zeit und Geld in der Verwaltung. Moderne Crewing Management Software hilft Ihnen mit wenig Aufwand Schiffe und Besatzung optimal zu planen. Das Wie erklären wir Ihnen.

Digitalisierung für die hohe See

Moderne Besatzungsplanung ist ein Spiel mit vielen Variablen. Ein Spiel, das nach einer Datenbank, automatisierten Prozessen und einer Crewing Software ruft, die genausten auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Grundsätzlich gilt es die Nachfrage (Anforderungen) der Schiffe nach einer qualifizierten Besatzung mit dem Angebot der Seefahrer (Besatzung) abzugleichen.

Anforderungen Schiff

Je nach Schifftyp sind den verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Ränge mit entsprechenden Tätigkeiten zugeordnet. Diese Ränge gilt es mit Seefahrern zu besetzen. Dabei darf die jeweilige vorgegebene Mindestmannstärke für das Schiff und seine zu fahrende Route nicht unterschritten werden. (Jedes Schiff erfordert eine bestimmte Mindestmannschaftsstärke sowie bestimmte Ränge. Diese Werte richten sich allerdings nicht nur nach dem Schiff, sondern auch nach der Route. So ist bei Onshore-Routen eine andere Mannschaft gefordert, als wenn Sie offshore unterwegs sind.)

Routen: onshore, offshore, – und Routen, die keine sind

Für die Planung empfehlen wir neben den grundsätzlichen Routentyp onshore (Binnengewässer) und offshore (hohe See) in der Crewing Software noch drei weitere Arten von Routen anzulegen, die keine Routen im eigentlichen Sinne sind, sich aber in der Planung wie solche verhalten. Es geht um die Hafenzeit (Kai), Wartezeiten (Reede) und Wartungszeiten (Werft). Diese Zeiten fassen wir in der Planung als eigene Routen auf, mit eigenen Anforderungen an die Menge und Qualifikation der Besatzung und die Möglichkeit des Verwendens von besonderen Funktionalitäten wie dem Besatzungswechsel in der Hafenzeit. Somit verfügen aktive Schiffe immer eine Route. Denn während dieser Zeiten ist zumindest das Schiff fest verbucht.

Crewing Software: Routen planen – offshore und onshore. Bild: Schlepper im Hafen

Anforderungen Besatzung

Jeder Seefahrer bietet seine Arbeitskraft für den Einsatz auf einem Schiff an. Für welche Arbeit an Board er qualifiziert ist, wird über seinen Rang beschrieben. Den Nachweis seiner Qualifikation erbring der Seefahrer durch das Vorlegen gültiger Zertifikate. Diese gilt es auf die Mindestgültigkeitsdauer hin zu überwachen.

Somit ergeben sich bei der Mannschaft folgende grundsätzliche Werte und Anforderungen, die alle in der Crewing Management Software abgebildet werden müssen:

  • Rang
  • Heuertarif
  • Zertifikate
  • Überwachen der Zertifikate
  • Mitarbeiterdokumentenakte
  • Karrierehistorie
  • Schiffshistorie
  • Urlaubs- und Überstundenkonten je nach Tarif

Kommunikation: Anforderungen an Crewing Software

Neben den Anforderungen, die Schiff und Besatzung betreffen, gibt es noch Anforderungen hinsichtlich der Kommunikation, die eine Crewing Management Software erfüllen sollte:

  • Schnelle Kommunikation mit Besatzung (SMS)
  • Unterlagenversand an Besatzung und Agenten: Reisewege & Reiseunterlagen (E-Mail)
  • Offshore-Kommunikation des Schiffes mit Server (Satellitenkommunikation)

Besondere Anforderungen betreffen Reedereien, die im Schleppdienst tätig sind, sie müssen unter Umständen quasi „auf Zuruf“ Schiffe und Mannschaften bereitstellen. Für die schnelle Kommunikation mit Besatzungsmitgliedern bietet sich hier ein SMS-Dienst an, der in der Crewing Software integriert ist. Die Besatzung erhält so direkt auf ihr Handy die Information, wann sie wo ihren Dienst antreten soll.

Die nächste Herausforderung für die Besatzungsmitglieder ist es, den entsprechenden Hafen zu erreichen. Hierfür müssen sowohl das Schiffe, die Agentur im Hafen wie auch die Reisenden selbst passend informiert werden. Informationen über den Reiseweg sowie Reiseunterlagen versenden Sie am besten per E-Mail.

Sind Schiffe dann auf hoher See, läuft die Datenkommunikation nur noch über Satellit – und das ist teuer. Um Kosten zu sparen, ist es deswegen wichtig, dass die Datenmengen möglichst klein bleiben. Dazu haben wir eine besondere Lösung gefunden:

Crewing Software: So senken Sie die Kosten in der Offshore-Kommunikation. Bild: Kreuzfahrtschiff auf hoher See

Lösung Offshore-Kommunikation Arbeitszeiten

Für unseren Kunden die Unterweser Reederei GmbH haben wir im Rahmen unserer Software-Lösung „APA Reed Crewing“ für die Offshore-Kommunikation der Arbeitszeitdaten ein kleines Java-Tool entwickelt (Mehr zur Lösung „APA Reed Crewing“ weiter unten). Dies verwendet kleine Datenpakete, um Kosten zu sparen. Das Tool läuft auf dem Rechner an Bord der Schlepper. Unsere Software APA Reed Crewing überträgt bei Abfahrt vom Server der Reederei die geplanten Arbeitszeiten auf den Bordrechner. Dieser arbeitet als Offline-Client, das heißt er funktioniert auch ohne ständige Internetverbindung. Dort an Bord erfasst der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten an den vorgesehenen Arbeitstagen. Andere Tage sind für die Erfassung gesperrt. Der Mitarbeiter kann sich im Anschluss seinen Stundenzettel ausdrucken. Nun überträgt das Java-Tool die Daten per Satellitenverbindung anonymisiert an den Rechner der Reederei. Dort berechnet die Verwaltung die Überstunden und die Zuschläge und sendet die Daten zurück zum Rechner auf dem Schiff. Hier kann der Mitarbeiter seine Daten prüfen und ausdrucken.

Diese externen Schnittstellen braucht moderne Crewing Software

Klar, Ihre Crewing Software muss mit jeder Software und Abteilung inhouse funktionieren. Schnell wird vergessen, dass die Software auch Schnittstellen zu den externen Dienstleistern aufweisen muss, mit denen Sie zusammenarbeiten:

  • Crewing Agentur
  • Dienstleister für Heuerabrechnung (Gehaltsabrechnung)
  • Reiseagentur

Es ist wichtig, dass Sie auch im Zusammenspiel mit Dienstleistern eine nahtlose Datenübergabe planen und gewährleisten. Wenn Sie dann Ihre Routen planen, zeigt Ihnen das System sowohl eigene Mitarbeitende als auch Mitarbeitende von Crewing Agenturen an.

Meine Empfehlung

Die Anforderungen an die Personalplanung im Reede-Bereich sind so groß, da stellt sich gar nicht erst die Frage, ob Sie eine Software-Lösung haben oder nicht. Die Frage ist, ob Sie die für Sie passende Lösung haben! Eine Crewing Software sollte genau auf Ihr Haus angepasst sein. Sie sollte zu 100 Prozent Ihre Prozesse und Anforderungen abbilden. Geben Sie sich nicht mit weniger zufrieden! Deswegen lautet mein Rat: Kaufen Sie nichts von der Stange, bei dem Ihnen nachher eine Funktion fehlt. Es gibt ein untrügliches Zeichen, dass Ihre Software Sie Zeit und Effizienz kostet: Sie beginnen irgendwo eine Excel-Tabelle anlegen, um eine Funktion abzubilden, die die Software nicht leistet. Damit muss Schluss sein! Eine Software-Lösung ist nur dann eine Lösung, wenn sie ganzheitlich ist.

Crewing Management Software: Beispiel Unterweser Reederei

Wir haben für die Unterweser Reederei GmbH (URAG) unsere Crewing Management Software APA Reed Crewing eingesetzt, die auf DOCUframe® basiert. Sie ermöglicht es Besatzungen und Schiffe zu verwalten.

Besonderheiten:

  • Arbeitszeitmodelle u.a. (4 Turn / 4 Frei / 4 Turn / 8 Frei)
  • Bewegliche Arbeitstage
  • Urlaubsplanung
  • 3 Überstundenkonten
  • Überwachung und Anforderungen von Zertifikaten / Reisedokumenten / Bescheinigungen
  • Vorschlag von Seeleuten zum benötigten Rang nach verschiedenen Kriterien auswählbar
  • Automatischer Druck der Schiffsbesatzungs-Zeugnisse
  • Automatische Jahresplanungslauf der Seefahrer auf die Schiffe nach dem gültigen Arbeitszeitmodell
  • Minimaldaten-Austausch über FTP-Server mit dem Schiff
  • Kommunikationssystem über SMS, E-Mail und Telefon
  • Unproduktive Zeiten wie Krankheit, Betriebsrat und Weiterbildung etc. werden mit geplant und verwaltet
  • Vollautomatische Überwachung der Mindestgültigkeit der Dokumente mit Benachrichtigungen an die Seefahrer
  • Überwachung der Vollständigkeit der Stundenmeldungen vom Schiff
  • Prüfung: Keine Stundenmeldung auf nicht eingeplante Tage möglich!
  • Übergabe per Schnittstelle an das Abrechnungssystem von BPS
  • Integration des Bewerbermanagements
  • Integration von Auszubildenden
  • Vollständige Personalakte mit Arbeitsverträgen etc. bis hin zu Kündigungen

Integration des Claim-Managements (Versicherungsschäden) als Ergänzung

Foto-Nachweis

unsplash.com / Miguel Cardona Jr. (CC0 Lizenz)
pixabay.com / stokpic, tpsdave (CC0 Lizenz)

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