Digitalisierung im Facility Management: Warum Facility- und IT-Manager ab jetzt zusammenarbeiten müssen

Beim Facility Management geht es darum, Gebäude zu verwalten, zu bewirtschaften und technische Anlagen sowie Einrichtungen instand zu halten. Folglich werden hier andere Fähigkeiten und Fertigkeiten verlangt als klassische IT-Administration. Häufig sehen sich Facility Manager und deren Teams jedoch mit Produkten oder Anlagen konfrontiert, die ein Grundverständnis der Informationstechnik erfordern.

Die intelligenten Dinge(r)

Glaubt man den führenden Marktforschungs- und Analyse-Organisationen wie Gartner oder IDC, dann existieren bereits im Jahr 2020 mehr als 20 Milliarden sogenannte “Smart Objects”. Was heißt das? Zunächst ist es wichtig zu verstehen, was diese intelligenten Objekte genau sind und wie die Industrie plant, unsere Leben mit ihnen zu erleichtern.

Begriffserklärung: Was sind IoT, Industrie 4.0 & M2M?

Beim “Internet der Dinge” gibt es verschiedene Modeworte wie “Internet of Things” (IoT), “Industrie 4.0” oder auch “Machine-to-Machine” (M2M). Beim letzteren sollen technische Anlagen miteinander kommunizieren. Genau genommen ist der Mensch bei M2M uninteressant. Ein Förderband kommuniziert beispielsweise mit einem Roboterarm, damit dieser nicht ins Leere greift, falls das Band gestoppt hat. Solang dieses Zusammenspiel nahtlos funktioniert, ist der Mensch außen vor. Anders sieht es bei IoT aus.

Internet of Things (IoT) oder Industrie 4.0?

Beim Internet der Dinge ist eine Interaktion mit dem Menschen gewünscht, um beispielsweise Raumtemperatur oder Beleuchtung aus der Ferne regeln zu können. Es geht bis hin zur Nachricht aufs Smartphone, wenn der Bewegungsmelder im heimischen Hof angeschlagen hat. Der Begriff der “Industrie 4.0” ist eine deutsche Erfindung und hat sich international noch nicht durchgesetzt. Sicherlich auch deshalb, weil damit eine Vermischung der ersten beiden Begriffe gemeint ist.

Abkürzungen

DHCP steht für Dynamic Host Configuration Protocol und ist ein Kommunikationsprotokoll in Netzwerken. Es weist Rechnern automatisch wichtige Informationen wie eine Adresse zu.
HTTPS steht für HyperText Transfer Protocol Secure. HTTPS ist ein sicheres Kommunikationsprotokoll im Web. Es verschlüsselt unter anderem Daten, die auf einer Webseite eingegeben werden.
IoT ist die Abkürzung für Internet of Things (Deutsch: Internet der Dinge). IoT beschreibt, dass immer mehr Gegenstände (statt früher reine Rechner) über Netzwerke verknüpft sind.
IPAM steht für Internet Protocol Address Management Systeme. Diese Software verwaltet die Adressen in einem Netzwerk.
M2M ist die Abkürzung für Machine-to-Machine und bedeutet, dass sich Maschinen wie Industrieroboter untereinander Daten austauschen.
TCP/IP steht für Transmission Control Protocol (TCP) und Internet Protocol (IP). Diese Familie an Netzwerkprotokollen ist so etwas wie die Grundlage des Internets.
Wi-Fi ist ein Markenname der Wi-Fi-Alliance. Sie zertifiziert Geräte für WLAN (Wireless Local Area Network – Deutsch: Drahtloses lokales Netzwerk).

Wenn die IT bei der Digitalisierung der Gebäudetechnik übergangen wird

Spricht man mit IT-Verantwortlichen von Firmen, Gesellschaften und Hochschulen verschiedenster Ausprägungen ergibt sich ein klares Bild der Missstände. Bei der voranschreitenden Digitalisierung in der Gebäudetechnik wird das IT-Team oft viel zu spät in Projekte involviert. Das Beispiel einer Hochschule: Da gibt es beispielsweise IP-gesteuerte Schließsysteme eines namenhaften deutschen Herstellers, deren Bestandteile Campus-weit im gleichen Netzwerksegment liegen (sollten). Nachdem die vielversprechende Lösung erworben und physisch installiert wurde, stellten die Verantwortlichen fest, dass es kein Campus-weites Netz gibt. Dies machte den Zukauf weiterer Kontrolleinheiten für die Schließanlage notwendig.

Achten Sie auf Standards!

Ein weiterer Aspekt bei diesen neuen smarten Geräte ist der TCP/IP Stack. Er verbindet das Betriebssystem des einzelnen Gerätes mit dem Netzwerk. Anstatt auf etablierte Plattformen wie Linux oder Android zu setzen, bauen viele IoT-Hersteller eigene Stacks. Häufig beobachten wir, dass dabei grundlegende Netzwerkprotokolle (wie DHCP) nicht standardkonform implementiert wurden. Das ist vergleichbar als würde ein Hersteller für Autofelgen sich nicht an die Standard-Maße für die Bohrlöcher halten.

Beim Einsatz in den eigenen vier Wänden mag dies nicht aufgefallen sein, doch in einer heterogenen Enterprise-Umgebung ist dieser Mangel gravierend: Sobald Sie sich nicht auf Standards verlassen können, ist viel „Handarbeit“ durch die IT notwendig. Das macht das Ganze sehr fehleranfällig, es skaliert nicht und es kostet Sie unnötig Zeit und Geld.

Kunden wünschen sich vor allem Sicherheit – genau hier hapert es oft!

Der kritischste Punkt im persönlichen Gespräch mit Kunden war die Sicherheit der Systeme. Die meisten Lösungen bieten ein webbasiertes User Interface an, das zum Teil nicht einmal über eine sichere HTTPS-Verbindung angesprochen werden kann. Bei Produkten mit HTTPS-Unterstützung scheiterte man gern am Einspielen des eigenen Zertifikats und musste sich mit dem “selbst-signierten” zufrieden geben. Oder die Anmeldemaske akzeptiert nur Zahlen und Buchstaben als Eingabe für das Passwort und erlaubt grundsätzlich keine externe Authentisierung. Ich habe es bereits erlebt, dass sich der Hersteller der Benutzerschnittstelle überhaupt keine Gedanken über IT Sicherheit gemacht hat und das User Interface auf Basis von 20 Jahre alten Prinzipien entwickelt hat!

Facility oder IT: Wer ist zuständig?

Eigentlich sind die Rollen klar verteilt: Die Gebäudetechnik kümmert sich darum, technische Anlagen und Einrichtungen instand zu halten. Die Aufgabe der IT ist die Informations- und Datenverarbeitung basierend auf den Unternehmensanforderungen für Redundanz, Sicherheit usw. Somit haben beide Teams ihren Anteil an den neuen smarten Objekten und das gilt es in den Griff zu bekommen.

Die wahre Herausforderung der Digitalisierung

Zukünftig wird ein Facility Manager kein Studium der Informatik benötigen und ein IT-Administrator wird auch kein Beleuchtungssystem installieren müssen. Allerdings werden diese zwei Kollegen zukünftig enger zusammenarbeiten.

Bereits bei der Evaluierung neuer Gebäudetechnik ist es von Vorteil das IT- beziehungsweise Netzwerk-Team frühzeitig einzubinden, um Überraschungen, wie zuvor beschrieben, zu vermeiden und besser planen zu können. Auf der anderen Seite brauchen die Kollegen des Facility Managements mehr Einblick in die Strukturen und Arbeitsweisen der IT-Abteilung.

Die Lösung: Software plus persönlicher Austausch

Bereits heute arbeitet weder das Facility Management und schon gar nicht die IT mit Zettel und Stift. Aber obwohl beide Abteilungen Software einsetzen, existieren diese beiden Welten parallel. Interessant ist, wo sich Synergien schaffen lassen. Oftmals ist die Zusammenarbeit beider Teams darin begründet, dass moderne Gebäudetechnik mit dem Netzwerk verbunden wird. Kontrolleinheiten haben einen LAN-Anschluss und diverse Sensoren oder Kameras nutzen das WiFi im Gebäude.

Wie Management Software die Zusammenarbeit unterstützt

Heutige Netzwerk- und Adressdatenbanken schaffen eine zentrale Anlaufstelle, in der jedes Netzwerk und jede einzelne IP-Adresse dokumentiert wird. Sogenannte IP Address Management Systeme (IPAM) verfügen zusätzlich über eine granulare Rechtevergabe bis hin zum Vier-Augen-Prinzip. Auf diese Weise könnte ein Facility Manager beschränkten Zugriff auf die Netzdokumentation erhalten, um IP-fähige Gebäudetechnik selbständig besser platzieren und planen zu können.

Der IT-Administrator auf der anderen Seite wird nicht vom komplexen Tagesgeschäft abgehalten, weil er Adressen einzutippen hat. Das kann er dem Facility Manager überlassen – ohne dabei die Kontrolle über die Netzdatenbank zu verlieren. Das IPAM System dokumentiert jede Änderung genauestens und erlaubt auch eine Auswertung der Daten, um beispielsweise die Netzauslastung durch diese ganzen neuen Geräte im Blick zu behalten. Eine automatisierte Kopplung zwischen der Gebäude- und der Netzdatenbank wäre dank sogenannter Application Programming Interfaces (API) ebenso denkbar.

Fazit: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden mehr miteinander reden

In erster Linie geht es um Kommunikation. Nicht zwischen Maschinen oder zwischen Maschinen und Menschen, sondern zwischen Menschen. Durch die voranschreitende Digitalisierung der Gebäudetechnik ist ein Zusammenarbeiten notwendig, um gemeinsam erfolgreich zu sein. Werkzeuge wie ein IP Address Management Systeme können an dieser Stelle erste Schnittpunkte sein.

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