Ausfuhrgenehmigung automatisch überwachen

Während beim Panzer jedem einleuchtet, dass der nicht ohne Weiteres exportiert werden darf, ist das bei Dual-Use-Gütern schwieriger. Dual Use bedeutet, dass ein Gut sowohl zivil als auch militärisch verwendet werden kann. Das kann die Chemikalie sein, mit der sowohl ein Waschmittel als auch ein Sprengstoff hergestellt werden kann. Um das zu verhindern, gibt es Ausfuhrgenehmigungen und die müssen genau eingehalten werden. Eine Softwarelösung bietet hier Zuverlässigkeit und Schnelligkeit.

Ausfuhrgenehmigungen sind zeitlich befristet und oft in ihrem Wertumfang limitiert, dazu kommt, dass zurückgeführte Güter gegen ausgeführten Güter gerechnet werden. Gerade bei sensiblen Ausfuhrgenehmigungen müssen Firmen immer die Übersicht bewahren. Da bietet sich eine Automatisierung des Prozesses geradezu an.

Der eigentliche Prozess ist recht einfach und besteht im Groben aus den fünf Schritten

Auskunft, Antrag, Prüfung, Genehmigung und Abschluss der Genehmigung. Dazu kommt häufig noch ein Antrag auf Verlängerung der Ausfuhrgenehmigung. Der erste Schritt ist optional, es ist die Möglichkeit eine Voranfrage zu stellen, ob das Gut überhaupt genehmigungsfähig ist.

BAFA 4.0: digitale Ausfuhrgenehmigung

Zuständig für die Genehmigung ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Mittlerweile läuft der komplette Prozess der Ausfuhrgenehmigung digital im System ELAN-K2 ab – entweder über ein browser-basiertes Online-Portal oder eine Schnittstellenanbindung an die ERP-Software des exportierenden Unternehmens.

Wann brauch ich überhaupt eine Genehmigung?

Güter auszuführen ist grundsätzlich dann genehmigungspflichtig, wenn es sich um klassische Rüstungsgüter oder Dual-Use-Güter handelt. Die Herausforderung: Bei Dual-Use-Gütern ist es selbst für den Hersteller auf den ersten Blick oft nicht ersichtlich, dass diese für kriegerische Zwecke eingesetzt werden könnten. Genauso ist eine Ausfuhrgenehmigung auch für Software und Technologie anzuwenden.

Dual Use oder: warum Lippenstifte töten können

Es muss ja nicht immer eine Anlage zur Urananreicherung sein – manchmal reicht schon eine vermeintlich harmlose Lippenstifthülse, um in Teufels Küche zu kommen. Dann nämlich, wenn aus den Aluminiumhülsen nicht nur Lippenstifte, sondern auch Patronenhülsen gefertigt werden können.

Gelistet oder nicht gelistet?

Meldepflichtige Güter sind in Güterlisten aufgeführt. Dieser Anhang der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) umfasst mehrere hundert Seiten und wird laufend aktualisiert. Aber damit nicht genug gibt es auch Güter, die nicht gelistet sind und dennoch eine Ausfuhrgenehmigung benötigen: Das sind nichtgelistete Güter mit einem besonderen Verwendungszweck. Und schließlich gibt es noch Embargos, die gegen Länder oder Empfänger verhängt werden. Das heißt: Export kann schnell eine sehr komplexe Aufgabe werden.

Export ermöglichen: Allgemeine Genehmigung

Der Gesetzgeber hat aber auch Ausnahmen geschaffen, die den Export in befreundete und sichere Staaten erleichtern. Für solche Länder gibt es eine Allgemeine Genehmigung. Sie schwebt quasi über dem Land und im Rahmen dieser Genehmigung darf jeder ausführen. Allerdings: Jeder Exporteur muss seine Ausfuhren dokumentieren und sich auf die Allgemeine Genehmigung beziehen. Die Ausfuhrgenehmigung entfällt also nicht, die Verantwortung dafür liegt lediglich beim Unternehmen. Das heißt: Das Unternehmen muss auch hier genau dokumentieren, was es unter der Allgemeinen Genehmigung wann wohin exportiert hat.

Anspruchsvolle Ausfuhr: Multilaterale Rüstungsproduktion

Richtig anspruchsvoll sind Rüstungsproduktionen, die grenzüberschreitend stattfinden. Ein Projekt wie der Eurofighter wird von Herstellern in mehreren EU-Ländern getragen. Jedes Bauteil aus Deutschland, das zur Weiterverarbeitung nach Italien und dann wieder zurückgeliefert wird, muss genehmigt sein. Für solche Projekte gibt es Sammelgenehmigungen. Während Einzelgenehmigungen sich in der Regel auf ein einzelnes Stück beziehen, das im Zielland verbleibt, sind Sammelgenehmigungen komplexer: Sie können mehrere Ausführer und mehrere Zielländer mit einschließen. Beide Genehmigungsarten können sowohl mengen- als auch wertbezogen ausgestellt werden.

Produktströme überwachen

Das BAFA genehmigt beispielsweise, dass im Rahmen eines Rüstungsprojektes Waren im Wert von zehn Millionen Euro innerhalb eines Jahres exportiert und zurückführt werden dürfen. Dabei muss sich ein Unternehmen verantwortlich für die Warenströme zeichnen und dementsprechend den Genehmigungsprozess leiten und kontrollieren. Die Höhe der Ausfuhrgenehmigung kann im Laufe des Jahres variieren. Exportiert das Unternehmen Waren im Wert von einer Millionen Euro, hat die Genehmigung nur noch einen Wert von neun Millionen. Werden Bauteile, die im Ausland weiterverarbeitet wurden, wieder reimportiert, erhöht sich der Wert der Genehmigung entsprechend.

Das Beispiel zeigt, wie komplex Ausfuhrgenehmigungen sein können. Die Warenströme müssen immer im Rahmen der Genehmigungssumme bleiben und laufend protokolliert werden. Auch die zeitliche Dimension muss das Unternehmen im Blick halten und notfalls rechtzeitig beim BAFA beantragen, die Genehmigung zu verlängern.

Nichteinhalten Genehmigungen = Gravierende Folgen

Würden Fristen nicht eingehalten oder Genehmigungen überschritten, könnte das fatale Folgen für ein Unternehmen haben. Daher ist es ungeheuer wichtig, Fristen und Genehmigungen zu überwachen. Die gute Nachricht: Zum automatischen Überwachen von Prozessen bieten sich Software-Lösungen geradezu an.

ELAN-K2: Der direkte Draht zur BAFA

Das hat auch das BAFA längst erkannt und bietet neben der browser-basierten Online-Portal, wie erwähnt, eine direkte Schnittstelle an das Genehmigungssystem ELAN-K2 an. Über diese Schnittstelle kann das Unternehmen über eine eigene Softwarelösung Anträge samt Unterlagen direkt mit dem BAFA austauschen. Das bringt eine Menge Vorteile.

Ausfuhrgenehmigungen software-gestützt umsetzen

Ausfuhrgenehmigungen sind ein sensibles Thema – unabhängig davon, ob Sie Rüstungsgüter herstellen oder nicht. Solche Prozesse müssen revisionssicher ablaufen! Daher empfehlen wir Ihnen Ausfuhrgenehmigungen software-gestützt umzusetzen. Eine komplett neue Softwarelösung ist zum Glück selten nötig, mit dem Best-of-Breed-Ansatz können Sie auch einfach ein entsprechendes Modul in Ihre bestehende Software-Landschaft einbauen.

Anforderungen Software-Anbindung

Aus unserer Sicht sollte eine Software-Lösung folgende Ansprüche erfüllen:

• Fristenmanagement-Genehmigung: Um zeitliche Fristen einzuhalten, erinnert das System automatisch, wenn Verlängerungen von Genehmigungen anstehen oder auslaufen.
• Überwachung der Rahmensumme: Das System überwacht die wertmäßigen Genehmigungen. Werden vorher definierte Schwellenwerte erreicht, alarmiert das System den Verantwortlichen.
• Anbindung an ELAN-K2: Über die Schnittstelle des BAFA kommuniziert die Software direkt mit ELAN-K2. Das ersetzt die manuelle Eingabe über den Browser.
• Vorgangsbezogen abgelegen: Das System legt alle Unterlagen vorgangsbezogen ab, das sorgt für eine revisionssichere Speicherung und vorher definierte Ablage und Archivierung.
• Suchfunktion: Durch die vorher definierte Ablage in der Datenbank finden Anwender schneller und sicherer notwendige Dokumente.

Software-Tool APA-AWG:

Wir haben für die Rheinmetall Defence Electronics GmbH das Software-Tool APA-AWG entwickelt und in die bestehende DOCUframe-Umgebung integriert. APA-AWG ist eine Software-Lösung für Ausfuhrgenehmigungen, die auf der Plattform DOCUframe® basiert.

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