Es ist unbestritten, dass Digitalisierung keine technische, sondern eine gesamtheitliche Aufgabenstellung und Herausforderung ist. Der Kundennutzen einer Lösung sollte immer im Vordergrund stehen, jedoch haben wir immer im Auge zu behalten, dass das alles nur zu realisieren ist, wenn die Prozesse im Hintergrund mitspielen.

Immer wieder hört und liest man von Tools, die Unternehmen dabei helfen sollen, bestimmte Probleme zu meistern. Zum einen sind es Collaboration-Tools mit unterschiedlichen Schwerpunkten, die die Projektarbeit deutlich vereinfachen. Ebenso xRM (CRM, SRM), denn Vertrieb und Einkauf sollen ja auch funktionieren. Das wird dann um eine ERP-Lösung ergänzt und außerdem gibt es dann noch eine Buchhaltung, ggf. eine HRM-Software und zur Auswertung hin und wieder ein BI-Tool.

Es gibt viele Tools mit hervorragende Möglichkeiten. Webbasiert und gerade in der Zusammenarbeit mit Freelancern nahezu unverzichtbar. Was dabei jedoch vollkommen aus den Augen verloren wird, sind die klassischen mittelständischen Unternehmen. Bei denen geht es nicht primär darum, dass sich viele selbstständig arbeitende Einzelkämpfer oder Teams miteinander abstimmen müssen, um ein Entwicklungsprojekt via Scrum, Kanban oder sonstiger Methoden abzuwickeln. In diesen Unternehmen gibt es häufig Produktions-, Verwaltungs- und Serviceprozesse die zur eigentlichen Wertschöpfung beitragen oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben, Vorschriften und Normen unvermeidbar sind.

Vernetzung gilt für Tools genauso wie für Menschen

Egal, ob diese Unternehmen in hierarchischen Strukturen oder in netzwerkartiger Organisation arbeiten, immer ist es wichtig, dass Informationen aus den unterschiedlichsten Bereichen, jederzeit, für jeden am Prozess Beteiligten, zur Verfügung stehen. Genauso wie die Beteiligten an einem Prozess vernetzt sein sollten, müssen auch die eingesetzten Tools miteinander vernetzt sein. Dabei dürfen wir Compliance-Anforderungen und Revisionssicherheit nicht aus den Augen verlieren. Ich weiß, das ist lästig, jedoch ein notwendiges Übel. Hinzu kommt das Nutzungserlebnis. Mehrere verschiedene Tools in denen man sich einloggen muss und die Daten miteinander abstimmen muss sind weder produktiv noch machen sie den Nutzer glücklich. Einfache Dinge können durch Vielfalt kompliziert und fehlerbehaftet werden.

Digitalisierung erzielt den größtmöglichen Nutzen, wenn Unternehmensprozesse als Gesamtheit betrachtet werden.

Moderne Tools müssen heutzutage das leisten, was uns auch von der Zusammenarbeit von Teams vorschwebt. Austausch und Kommunikation ohne Hürden. Sie dürfen nicht weniger vernetzt sein, als es der Markt der Zukunft verlangt. Es wird davon geredet, dass wir mit flachen Hierarchien und selbstorganisierten Teams agil und deutlich schneller als in klassischen Strukturen agieren. Das Wissen schneller verbreitet und abgefragt werden muss. Damit gehe ich vollkommen konform. Warum sollen jedoch die Systeme mit denen wir arbeiten eklatante Medienbrüche aufweisen? Warum sollen Dokumente und strukturierte Daten nicht für jeden der an einem Vorgang arbeitet oder für einen bestimmten Kunden bzw. Lieferanten tätig ist, genauso übergreifend abgelegt sein? Warum sollen Informationen zu einem Vorgang von den zuständigen Bearbeitern abgefragt werden, anstelle dass diese den kompletten Vorgang inkl. der ausstehenden Aufgabe automatisch vorgelegt bekommen? Warum sollten archivierte Dokumente woanders abgelegt sein als „normale“ Dokumente und E-Mails?

Ein Softwarezoo schafft Medienbrüche

Es wird noch viel zu viel in einzelnen Tools gedacht. In Zusammenarbeit mit Freelancern oder sonstiger externer Mitarbeiter ist eine gewisse Redundanz voraussichtlich unvermeidlich. Ebenso wie diese, je nach Projektteam mit dem sie arbeiten, unterschiedliche Tools einsetzen müssen. Nämlich die des Teams. Innerhalb einer Organisation jedoch ist darauf zu achten, dass kein Softwarezoo entsteht. Das ist heute jedoch eher der Standard und somit werden Wissenssilos nicht nur durch Menschen erzeugt, sondern auch durch die eingesetzten Werkzeuge forciert.

Diversität bei Menschen? Ja, denn sie schafft neue Lösungswege. Bei den eingesetzten Tools hingegen kann sie kontraproduktiv wirken.

Wenn wir heute von Prozessen in einer Softwarelösung reden, ist es viel zu kurz gesprungen, dass ein Lieferschein aus einem Angebot abgerufen wird oder dass der Vertriebsprozess durch das CRM kontrolliert abgewickelt werden kann. Oder wir haben ein Projekttool, welches uns erzählt, wann ein Prozessschritt gestartet oder beendet werden sollte und die Möglichkeit gibt, alle als projektrelevant erachteten Informationen auszutauschen. Wenn ein Projektmitarbeiter die Verfügbarkeit eines bestimmten Zukaufartikels abfragen muss, sollte er auch die Information über den geplanten Eingang abrufen können, ohne erst Anfrage beim Einkäufer zu halten.

Ineinandergreifende Prozesse sind auf allen Ebenen notwendig

Alle Tools die eingesetzt werden, benötigen eine zentrale Verwaltung. Nicht nur die organisatorischen, sondern auch die technischen Silos müssen aufgelöst werden. Prozesse bewegen sich in vielen Fällen quer durch verschiedene Bereiche im Unternehmen. Viele besitzen klare, geregelte Strukturen und andere sind flexibel. Es gibt Prozessschritte die sequentiell durchgeführt werden müssen und andere wiederum können synchron bearbeitet werden. Es gibt Prozessschritte die automatisch Arbeitspakete an unterschiedliche Abteilungen oder Rollen verteilen und eventuell erst weitergeführt werden dürfen, wenn alle Pakete abgearbeitet sind. Das bedeutet, dass gegebenenfalls verschiedene Tools befüllt und abgefragt werden müssen. Und zwar automatisch. Genauso gut kann es sein, dass diese Satellitensysteme vollautomatisiert ihre Pakete abarbeiten und ihr Ergebnis zurückliefern. Gerade für solche klar definierten Pakete sind Schnittstellen zu KI-Tools (künstliche Intelligenz) und Big Data interessant. Diese erfüllen heutzutage sehr spezifische Aufgaben. Sei es die automatische Buchung des vorteilhaftesten Flugs oder die Klassifizierung eines Dokuments und und und …

Silos auflösen heißt es also nicht nur auf rein organisatorischer Ebene, sondern auch im technischen Bereich der Software hat eine übergreifende Verteilung und Lenkung von Informationen zu den eingesetzten Subsystemen zu erfolgen.

Und nein, es ist nicht schlimm, wenn die internen Prozesse flüssig, ineinander übergreifend und automatisch gesteuert ablaufen. Denn welchen Nutzen hat die beste Kunden-App, wenn das Endergebnis aufgrund zäher Informations- und Datenflüsse im Unternehmen nicht den Erwartungen entspricht? Mitarbeiter mit Informationsbeschaffung und -verteilung zu beschäftigen ist weder motivierend noch effizient.

Fazit

Technische Lösungen müssen heutzutage genauso übergreifend steuern und Einblick gewähren, wie wir es von agilen Teams erwarten. Marketing, Vertrieb, Produktion, Einkauf und Verkauf dürfen nicht getrennt betrachtet werden, wenn die optimale Lösung erzeilt werden soll. Die globale Sicht gibt ein Werkzeug zur Hand, die es ermöglicht, auch in schwierigen Lagen einen optimalen Weg zu ermitteln. Vor allem dann, wenn die Mitarbeiter ermächtigt sind, diesen zu gestalten.

Fotonachweis

Aleksejs Bergmanis / Pexels (CC0 Lizenz)

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