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Digitalisierung im Klartext

Wie Sie im Property Management mit der richtigen Software die Leerstandsquote senken

von | 2. Februar 2016 | Digitale Lösung, Property Management

Leerstand verursacht Kosten und schadet dem Renommee. Zwischen dem Vertragsende und einer Neuvermietung liegt manchmal viel Zeit. Zeit, die sich im Property Management reduzieren lässt – und zwar mit einfachen Mitteln.

Herr Schmidt weiß aus dem Stegreif, wann welcher Mietvertrag ausläuft. Was für das Gedächtnis des Mitarbeiters spricht, kann für seinen Arbeitgeber katastrophal enden. Und zwar dann, wenn diese Informationen nur im Kopf von Herrn Schmidt zu finden sind.

Gefahren von Informationsinseln

Sind Informationen allein in einer Person gebündelt, reicht ein längerer Krankheitsfall, um Abläufe zum Erliegen zu bringen. Ganz zu schweigen von dem Moment, wenn die Person das Unternehmen verlässt. Wissen sollte für viele zugänglich sein. Ein Workflow, der von einer Software unterstützt wird, ist sicher, transparent und standardisiert. Das bringt viele Vorteile.

Bild von vernetzen Personen. Text: Informationsinseln im Unternehmen vermeiden

Mitarbeitende, die sich alles merken können, sind wahre Gedächtniskünstler. Kritisch wird es für Unternehmen, wenn die Informationen nur bei einzelnen Personen liegen – dann entstehen Informationsinseln.

Durch Software werden Informationen transparent

Von dem Problem des Wissensmanagement abgesehen sprechen weitere Gründe für einen Software gestützten Workflow: Informationen sollten möglichst unternehmensweit verfügbar sein. Das vereinfacht die Kommunikation zwischen den Abteilungen, was sich wiederum positiv auf die Qualität der Abläufe auswirkt.

Standardisierung: Automatisch gute Ergebnisse

Alle Abläufe, die automatisiert werden, sind damit auch standardisiert. Das bedeutet, dass einzelne Schritte in einem Workflow nicht dem Zufall überlassen werden. Die Software erinnert den zuständigen Mitarbeitenden vielmehr an die noch zu bewältigenden Aufgaben: Der Mietvertrag für einen Mieter läuft in drei Monaten aus? Der Vermietungsmanager erhält automatisch einen Hinweis und kann den Mieter gezielt ansprechen. Den Textbaustein für die E-Mail an den Kunden bietet das System gleich mit an.

Will der Mieter den Vertrag aber nicht mehr verlängern, dann kann der Vermietungsmanager nun frühzeitig neue Mieter suchen. Das hilft langfristig die Leerstandsquote zu senken.

4 Vorteile von Software-Lösungen in der Mietsverwaltung

Eine Software-Lösung zahlt sich im Property Management gleich in vier Segmenten aus:

Info-Grafik zu den 4 Vorteilen von Software-Lösungen im Property Management

1) Service: Die Qualität verbessert sich

Es macht einen entscheidenden Unterschied, ob wirklich jeder Mitarbeitende alle Vorgänge eines Mietvertrages aufrufen kann. Jeder Kunde eines Call-Centers kann davon ein Lied singen. Das gilt für Bestandskunden, die eine Frage zu ihrem Vertrag haben, genauso wie für Neukunden. Die Frage „Ich suche drei Räume zu je 30 Quadratmeter ab dem 1.1., können Sie mir da was anbieten?“ kann dann schnell beantwortet werden: Ein paar Klicks und schon spuckt die Software alle ab diesem Zeitpunkt verfügbaren Räume aus.

2) Planung und Vertragsüberwachung: Lückenlose Kommunikation

Das System überwacht die Verträge automatisch. Optionsrechte und auslaufende Mietverträge meldet es an den Vermietungsmanager. Ist ein Vertrag gekündigt, nimmt das System den Raum aus dem Mietvertrag und stellt ihn als freie Kapazität dar. Parallel weist es den Vertrieb auf die freiwerdende Mietfläche hin. Ein solches Software gestütztes System ist ein simples, aber sehr mächtiges Tool für Vermietungsmanager.

3) Controlling: alle Räume einzeln im Blick

Es gibt im System ein virtuelles Raumbuch. Der Stammdatensatz jedes Raumes hält Informationen wie Aufmaß, Nutzungsart, Mieter, Mieterhistorie, Standort und Fotos bereit. Über das Raumbuch können wir alle Daten filtern. Das Besondere: Wir können das Raumbuch für ein beliebiges Datum erzeugen. Wie wurde der Raum in den letzten Jahren genutzt? Jeder Raum kann einer Kostenstelle sowie einem Profit Center zugeordnet werden, für eine detaillierte Kostenstellen- beziehungsweise Profi-Center-Rechnung. Das funktioniert natürlich auch für Mietobjekte wie Park- oder Werbeflächen.

4) Controlling: Schwachstellen schnell aufspüren

Die Raumbücher erlauben einen historischen Rückblick für jedes Mietobjekt. So kann der Vermieter schnell erfahren, wie einzelne Räume oder ganze Gebäude abgeschnitten haben: Welche Räume weisen eine hohe Fluktuation auf? Welche stehen lange leer? Die Antworten auf diese Fragen weisen auf mögliche Probleme hin. Vielleicht brauchen die entsprechenden Räume oder Gebäude eine Generalüberholung, vielleicht müssen die Preise angepasst werden.

Auch Probleme mit Mietern lassen sich schneller aufspüren. So können die Reinigungskosten auf jeden einzelnen Raum getrackt werden. Bei Mieter A liegen die Reinigungskosten 30 Prozent über dem Durchschnitt? Dann wird es vielleicht Zeit für ein Gespräch.

Screenshot Digitales Raumbuch APA-PRM

Im virtuellen Raumbuch ist der Stammdatensatz jedes Raumes (oder anderen Mietobjektes wie Parkplätze oder Werbeflächen) einsehbar.

Größenordnungen im Property Management – viel zu tun

Allein die Anzahl der Verträge im Property Management spricht für eine Software-Lösung. In einem Einkaufszentrum oder Flughafen sind es schnell hunderte oder sogar tausende Räume, die verwaltet werden. Dazu kommen Parkplätze und Werbeflächen in ähnlichen Größenordnungen. Jeder Raum, jeder Parkplatz und jede Werbefläche kann dabei individuelle Konditionen aufweisen. Zu viele Informationen und Verknüpfungen selbst für einen Gedankenkünstler wie Herrn Schmidt – für eine Software eine Kleinigkeit.

Fazit (tltr)

Die Leerstandsquote lässt sich im Property Management mit einer Software-Lösung senken – genauso wichtig ist allerdings der Blick auf die Prozesse.

Foto: pixabay.com / picaidol

Property Management: Beispiel Flughafen Bremen

Für den City Airport Bremen haben wir unser Prozessorientiertes Property Management APA-PRM eingesetzt, das auf DOCUframe® basiert. So konnte der Flughafen unter anderem durch die digitale Nebenkostenabrechnung Zeit und Geld sparen (siehe auch Bericht der Wirtschaftsförderung Bremen). Wichtig ist uns: Vor der Software-Lösung steht die Prozessberatung,.

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