Reibungsloser Mieterwechsel mit Property Management Software

Der neue Mieter steht vor der Tür und kommt nicht rein. Peinlich, wenn ein Mitarbeiter schlicht vergessen hat, die Technik über die Ankunft des neuen Mieters zu informieren. Bei solchen Routineaufgaben spielt Property Management Software ihre Stärke aus.

Zieht ein neuer Mieter ins Einkaufszentrum, in den Gewerbepark oder den Flughafen ein, dann sind viele Abteilungen gefragt: Die Buchhaltung legt einen neuen Debitor an, die Technik prüft und beseitig Schäden, liest die Verbrauchsstände ab, stellt Anschlüsse bereit, übergibt die Schlüssel und die Reinigungskräfte bereiten die Räume vor, während der Vermietungsmanager die neuen Mieter begrüßt.

Mieterwechsel: Aufgaben punktgenau erledigen

Bei einem Komplex wie einem Flughafen kommen je nach Lage der Räume noch Sicherheitsaspekte hinzu: Die Kunden müssen unter anderem eine Zuverlässigkeitsüberprüfung ablegen und eine Luftsicherheitsschulung absolvieren. Viele Aufgaben, die punktgenau erledigt sein müssen – und zwar zum „Einzug“ des Mieters.

Die Schlüsselübergabe ist natürlich keine große Herausforderung – um so peinlicher, wenn der Schlüssel dann bei der Übergabe nicht das ist. Solche und andere Aufgaben lassen sich sicher als Workflows in einer Property Management Software abbilden. Foto: fbfoto | pixabay.com (CC 0 Licence)

Abteilungsübergreifende Kommunikation – per Knopfdruck

Mit einer Property Management Software wird – nicht nur beim Mieterwechsel – aus einem solchen Vorgang wieder ein simpler Workflow: Das System gibt dem Vermietungsmanager vor, welche Aufgaben für jeden Raum abzuhaken sind – im wahrsten Sinne des Wortes. Der Manager setzt in seiner Dialog-Maske einfach ein Häkchen bei jeder zu erledigenden Aufgabe, den Rest übernimmt das System. Es zieht sich für jede E-Mail die vorgefertigten Textbausteine und versendet die Benachrichtigungen an die betreffenden Abteilungen.

4 Vorteile von Property Management Software

Eine Software für das Property Management hat viele Vorteile, die aus unserer Sicht vier wichtigsten:

• Sie spart Zeit, in dem sie Aufgaben automatisiert. (Beispiel: Das Schreiben von E-Mails entfällt.)
• Sie standardisiert Prozesse. (Das bedeutet: Aufgaben werden in festgelegter, weil bewährter Reihenfolge abgearbeitet.)
• Sie überwacht Abläufe. (Das Ergebnis: Die Fehlerquote sinkt.)
• Sie erhöht die Kundenzufriedenheit. (Denn: Die Qualität der Service-Leitungen steigt.)

Indem die Property Management Software Routine-Arbeiten übernimmt, erhält der Mitarbeitende Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben – wie Probleme zu lösen oder mit Kunden zu sprechen.

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Property Management Software:
Das Beispiel des Flughafen Bremen

Für das Property Management des City Airport Bremen haben wir unsere IT-Lösung APA-PRM eingesetzt, die auf DOCUframe®basiert. Bevor wir allerdings eine Software-Lösung anbieten, schauen wir immer genau auf die bestehenden Prozesse. In der Prozessberatung klären wir, was in den Arbeitsabläufen gut läuft und wo es Verbesserungspotential gibt. Mehr zu unserem Ansatz der Prozessberatung und Software-Lösungen.