Inzwischen gibt es immer mehr Lösungen und Dienste, die eine optimale Unterstützung Ihrer Prozesse versprechen. Sei es nun in der Cloud oder eine reine Inhouse-Lösung. Jede einzelne verspricht die Lösung aller Probleme in einem bestimmten Bereich, seien  es nun CRM, ERP, DMS oder sogenannte Collaborative Tools die eine optimale Steuerung von Projekten versprechen. Viele dieser Tools haben ihre Berechtigung am Markt und jeder hat die Chance, das System für sich zu finden, dass seinen Anforderungen entspricht. Wollen Sie ein System erhalten, dass sich Ihren persönlichen Anforderungen anpasst, müssen Sie bestimmte Dinge beachten, die eine Lösung zukunftsfähig machen.

Wer heute in eine Lösung investiert, möchte diese auch längerfristig nutzen. Zudem sollen Prozesse durchgängig sein und nicht durch Medienbrüche ausgebremst werden. Redundante Daten, die nicht nur zu einer Mehrfachpflege, sondern auch zwangsläufig zu Fehlern in der Verarbeitung führen sind zu vermeiden. Außerdem ist es nicht gerade motivierend, wenn Arbeitsschritte mehrfach ausgeführt werden müssen, abgesehen von der ökonomischen Unsinnigkeit. In Deutschland kommt zudem noch die geforderte Revisionssicherheit ins Spiel.

Gerade bei größeren Projekten besteht die beispielsweise die Notwendigkeit, dass verschiedene Sichten auf ein und dasselbe Information bestehen. Zum einen gibt es die verteilte Ablage von Dokumenten und zum anderen die verteilte Ablage von Informationen in unterschiedlichen Softwaretools. Gehen Sie davon aus, dass jemand aus der Buchhaltung nicht den gleichen Weg gehen wird wie ein Mitarbeiter aus dem Projekt oder dem Vertrieb gehen wird, um dieselben Informationen zu erhalten. Und diese Personenkreise nutzen mit hoher Wahrscheinlichkeit auch unterschiedliche Tools.

Kommunikation braucht Vielfalt

Gerade zu Zeiten in denen es immer wichtiger wird, auf unterschiedlichen Kanälen mit Kunden und Lieferanten zu kommunizieren, wird es immer wichtiger, dass die Systeme lückenlos miteinander interagieren können. Wer hat denn wirklich Lust, diverse Programme oder Apps parallel laufen zu haben und diese zu überwachen und die Informationen miteinander abzugleichen? Und wie oft passiert es, dass man sich denkt „Oh, diese Info muss ich nachher noch in Tool XYZ übertragen.“ und vergisst es dann, da so viel echtes Leben dazwischen gekommen ist? Besonders nervig auch auf dem Smartphone. Auf App ABC kommt eine Info herein, die via App XYZ an jemand anderes weiter gereicht werden muss. Da kann Copy & Paste schnell mal zur Tortur und Fehlerquelle werden. Spaß geht anders.

In allen Bereichen gibt es gute Tools, die vielleicht genau in Ihre Prozesse passen. Mindestens genauso wichtig ist es jedoch, dass diese vollumfänglich miteinander kommunizieren können. Was bringt es mir, wenn z.B. in einem ERP-System Veränderungen in der Verfügbarkeit von bestimmten Artikeln auftreten und das abhängige Projektmanagement wird nicht automatisch darüber informiert? Oder auch anders herum. Sich im Projekt ändernde Anforderungen finden nicht den Weg  ins ERP oder CRM.

Durchgängigkeit schafft Prozesssicherheit

Wichtig ist immer die Durchgängigkeit der Prozesse. Menschen damit zu beschäftigen, Informationen aus Tool A in Tool B zu übertragen ist weder effizient noch prozesssicher. Immer wieder erleben wir, dass es teilweise gewollt ist, dass Menschen einen Datenaustausch vornehmen, anstelle dass dieser automatisch geschieht. Und jedes Mal, wenn es nicht funktioniert, hat es dieselbe Ursache. Der Mensch, der es vergessen oder nicht korrekt gemacht hat. Dabei ist der Ablauf immer derselbe.

Welchen Sinn macht es, dass ein bestimmtes Dokument mehrfach gehalten wird und nicht aus der jeweiligen Sicht der Problemstellung immer auf dasselbe Dokument zugegriffen wird? Man erhält beispielsweise ein Worddokument per E-Mail. Dies ist relevant für ein Projekt, jedoch ist es auch dem Absender und einem Vorgang zuzuordnen. Die erste Version schafft es auch im Projekttool abgelegt zu werden, eine mögliche Korrekturversion ist leider nur in der Ablage zur Adresse wiederzufinden.

Im September 2015 hat die IDC das Whitepaper „Common gaps in data control“ veröffentlicht, das folgende Zahlen nennt:  Bei Unternehmen zwischen 1.000 und 10.000 Mitarbeitern werden Originaldaten in bis zu 27 Datentöpfen gehalten, von denen jeweils durchschnittlich 13 Kopien bestehen. Die Gefahr, dass daraus inkonsistente Daten entstehen, die sich im Laufe der Zeit immer weiter auseinander entwickeln ist extrem hoch und ökonomisch, gelinde gesagt, unvorteilhaft. Ganz abgesehen von der Revisionssicherheit. Aus einer Kopie wird eine Kopie, wird eine Kopie, …

Vielfalt braucht Kommunikation: lückenloser Datenaustausch ist Pflicht

Um unnötige Komplexität zu vermeiden, muss sichergestellt werden, dass alle eingesetzten Tools es ermöglichen, bidirektional miteinander zu kommunizieren. Erhalte ich z.B. per E-Mail eine Information zu einem Vorgang, so muss diese auch sofort automatisch beim Vorgang abgelegt werden. Innerhalb eines Projektes ist dieser Vorgang Bestandteil desselben. Nur so habe ich die Chance, die Komplexität, die mir das Projekttool an der einen Stelle abnimmt durch künstliche Mehraufwände an anderer Stelle zu egalisieren.

Außer den Schnittstellen sind jedoch weitere Punkte zu berücksichtigen. Wie sieht es aus, wenn sich das Geschäftsmodell ändert oder das Unternehmenswachstum andere Anforderungen an Ihre Prozesse stellt? Mit dem Geschäftsmodell ändern sich Prozesse und Strukturen. Deshalb sind natürlich trotzdem alle Daten und Dokumente weiterhin zu erhalten. Das erfordert, dass entweder die eingesetzten Tools derart flexibel sind, dass sie sich ohne Probleme an die neuen Prozesse  und Informationen anpassen lassen oder, dass eine Migration der Daten von Alt nach Neu möglich ist. Möglichst so, dass die bisher bestehenden Informationen verloren gehen.

Fazit

Wenn Sie auf der Suche nach neuen Lösungen sind und eine Software gefunden haben, egal ob Cloud oder Inhouse, die ihren Anforderungen entspricht, prüfen Sie auf jeden Fall die folgenden Punkte.

• Gibt es bidirektionale Schnittstellen die so flexibel  sind, sich an andere Systeme problemlos anzudocken?
• Ist die Lösung so flexibel, dass sie Veränderungen in Ihrem Haus gewachsen sind?
• Ist es möglich, vorhandene Daten zu übernehmen und, sollte ein Wechsel der Lösung doch notwendig werden, sind alle Informationen auch wieder zu exportieren, um eine Migration zu erleichtern.

Können Sie diese Fragen nicht mit Ja beantworten, sollten Sie Ihre Entscheidung noch einmal überdenken, da die Vorteile, die die Lösung selber bietet, durch diese Anforderungen unter Umständen wieder aufgehoben werden und somit einfach nur die Probleme verlagert werden. Redundanzen sind geschäftsschädigend, da die Basis für Entscheidungen auf unterschiedliche Fundamente gebaut wird. Ganz abgesehen von der – gerade in Deutschland elementaren – Revisionssicherheit.

Fotonachweis

Victor Hanacek / picjumbo.com