Sie haben kein IT-Problem: Wieso Prozessberatung vor dem Software-Kauf steht

Sie haben ein Problem und brauchen die richtige Software, um es zu lösen? Nein, Software löst keine Probleme, sie erledigt lediglich Aufgaben – nur Menschen lösen Probleme. An erster Stelle steht daher die Frage, was die Software für Sie wie erledigen soll. Also: Welche Abläufe, welche Prozesse soll sie abbilden?

Ja, vielleicht sieht es aus, als hätten Sie ein IT-Problem, wenn die Finanzbuchhaltungs-Software nicht mit der Software aus dem Controlling kommuniziert. Und ja, es sieht so aus, als hätten Sie ein Software-Problem, wenn Ihre Mitarbeitenden jeden Rechnungsvorgang von Hand per E-Mail schreiben, weil das Rechnungsprogramm das nicht automatisiert. Aber: Dahinter steht immer ein Prozessproblem.

Erst der Prozess, dann die Software

Software für Enterprise Resource Planning (ERP) hat die Aufgabe Prozesse abzubilden und zu unterstützen. Es geht meiner Meinung nicht an, dass Unternehmen ihre Prozesse nach einer Software ausrichten. Gerade bei Komplettlösungen ist dies manchmal der Fall. Weil es aufwändig und damit zu kostenintensiv ist, die Standard-Software anzupassen, passen Unternehmen ihren Workflow an. Das ist, unserer Erfahrung nach, in der Regel unglaublich aufwändig. Was wiederum versteckte Kosten produziert und zwar langfristig. Sinnvoller ist es, erst die Prozesse zu durchleuchten, diese bei Bedarf zu verbessern und daraufhin bestehende Software anzupassen oder neue hinzuzunehmen.

So geht gute Prozessberatung

Das Ziel von Prozessberatung ist es, Prozesse schneller und effizienter zu gestalten. Die wunden Punkte sind meist schnell identifiziert. Viele Unternehmen wissen bereits genau, wo es weh tut. Deswegen sind sie ja auf der Suche nach einer Lösung. Wieso es allerdings an dieser Stelle schmerzt, ist nicht immer auf den ersten Blick zu verstehen. Und auch nicht, was Linderung verschafft. Wie beim Arzt setzt hier zuerst die Untersuchung an, der als zweites die Diagnose und erst zum Schluss die Therapie folgt. Prozessberatung braucht daher Zeit und die Nähe zum Patienten, das heißt zum Unternehmen.

Jedes Unternehmen ist einzigartig

Auch wenn viele Prozesse sich im Grunde gleichen, am Ende ist jedes Unternehmen und jede Organisation einzigartig. Um diese Einzigartigkeit abzubilden, empfehlen wir neben der Prozessberatung den Best-of-Breed-Ansatz. Dieser Ansatz besagt, dass ein Unternehmen diejenigen Software-Module auswählt, die für die jeweilige Abteilung am besten passen. Auf diesem Weg der Prozessberatung und IT-Lösung haben sich sieben Schritte als nützlich erwiesen.

In einem eigenen Artikel erklären wir ausführlich die Vorteile des Best-of-Breed-Ansatzes.

7 Schritte in der Prozessberatung mit Software-Lösung

1. Bestandsaufnahme

Zuerst gilt es die Geschäftsprozesse eines Unternehmens kennenzulernen und zu verstehen – und das losgelöst von irgendwelchen Software-Lösungen. Wir beginnen also mit einer Bestandsaufnahme, einem Audit: Welche IT-Lösungen setzt das Unternehmen ein und wie laufen die Prozesse ab? Hier ist es wichtig, vor allem auf die Pain points, die Schmerzpunkte zu schauen. Es lohnt sich neben den Bereichsleitern mit den eigentlichen Anwendern zu sprechen, die aus der täglichen Arbeit wissen, „wo der Schuh drückt“.

Informationslücken oder Informationsasymmetrien

Probleme können entweder organisatorisch, inhaltlich oder technischer Natur sein. Organisatorisch bedeutet, dass Abläufe oder Absprachen nicht funktionieren. Es gibt Informationslücken oder Informationsasymmetrien – dann kocht jeder sein eigenes Süppchen. Inhaltliche Probleme sind hingegen fachliche Fehler. Zum Beispiel wenn Rechnungen für Dienstleistungen ins europäische Ausland in Hinblick auf die umsatzsteuerliche Behandlung falsch erstellt werden. Technische Probleme sind beispielsweise eine redundante Datenhaltung oder wenn Software nicht mehr aktualisiert wurde. Abschließend lautet bei jeder eingesetzten Software die Frage: Wie gut oder schlecht unterstützt sie mich in meiner Arbeit und wie fügt sie sich in das Ganze ein?

2. Beratung und Optimierung

Sind die Prozesse verstanden, gilt es sie zu hinterfragen: Was kann verbessert werden? In dieser Phase ist betriebswirtschaftlicher Fachverstand gefragt. Um die Prozesse genauer betrachten zu können, empfehlen wir, sie zu abstrahieren und zu visualisieren. Hilfreich sind hier Workflow-Modelle wie sie zum Beispiel mit ViFlow dargestellt werden können. Ob im Bild oder sogar im Video, die Interaktion zwischen den Abteilungen und die Rolle der bestehenden IT-Lösungen können so leichter verstanden werden. Jetzt wird schnell ersichtlich, wo es Insellösungen gibt und wo Notlösungen verwendet werden. Das Ziel sind durchgängige Prozesse, die von der Software unterstützt und nicht eingeengt werden. Im Workflow-Modell können die Schwachstellen der bestehenden Prozesse und die vorgeschlagenen Optimierungen bildlich dargestellt werden.

Prozesse sind wie Zahnräder, die ineinander greifen – am besten reibungslos.
Foto: Ryan McGuire

3. Software anpassen

Sind die Prozesse geklärt, geht es an die eigentliche IT-Lösung. Jetzt gilt es die verschiedenen bestehenden Systeme zu verknüpfen und neue Funktionalitäten aufzusetzen. Welche Daten sollen wann wie von welchem Programm importiert werden? Wir nutzen dazu als Basis DOCUframe® von GSD Software, da es mit fast jeder anderen Software kommunizieren kann. Sind neue Funktionalitäten gewünscht, die die bestehenden Programme nicht leisten, implementieren wir diese. Workflows können wir hier schnell abbilden, da wir eine eigene Workflow-Engine entwickelt haben und so nicht mehr aufwändig programmieren müssen.

Wir setzen Software-Produkte wie DOCUframe® von GSD Software ein. Die Vorteile: Sie lassen besonders gut in eine bestehende IT-Landschaft integrieren. Hier stellen wir die GSD-Produkte vor.

4. Implementieren und Testen

Jetzt wird es spannend: Die IT-Lösung wird beim Kunden implementiert. Die Lizenzen werden aufgespielt, die Datenbank aufgesetzt, Updates eingespielt, Benutzer freigeschaltet und Schnittstellen eingerichtet. Das Ganze geschieht zu erst in einer Testumgebung. Dann steht die Stammdatenpflege an. Die Daten migrieren wir bei kleineren Datenmengen manuell oder bei großen Datenbanken automatisch. Steht das neue System, heißt es testen. Diese vierte Phase überschneidet sich mit den beiden folgenden Phasen, die parallel anlaufen.

5. Schulung der Mitarbeitenden

Die beste Software nutzt nichts, wenn der Anwender sie nicht versteht. Deswegen empfehlen wir: Planen Sie Zeit und Geld ein, Ihre Mitarbeitenden ausführlich zu schulen.

Die Basisschulung übernimmt der Hersteller selbst, in unserem Fall GSD Software. Sie führt ausgewählte Mitarbeitende des Kunden ausführlich in das neue System ein. Parallel schulen wir, die Apandia als beratendes Unternehmen, die Mitarbeitenden in den Funktionalitäten, die wir eingeführt haben. Meist sind es ein oder zwei Key-User, die wir hier besonders intensiv begleiten. Bei Bedarf schulen wir auch ganze Abteilungen. Daneben stellen wir eine ausführliche Dokumentation zur Verfügung.

6. Anpassungen und kleinere Wünsche

Während der Testphase äußert der Kunde oft spontan Wünsche nach Anpassungen. Es sind meist kleinere Anforderungen, die sich erst ergeben, wenn die User die Programme zum ersten Mal bedienen. So wünscht sich der eine Kunde ein Shortcut, mit dem er bei Rechnungseingang mit einem Klick die Rechnung an die Finanzbuchhaltung weitersenden kann. Auf den ersten Blick sind es Kleinigkeiten, die aber am Ende die Prozesse wirklich beschleunigen. Wir empfehlen daher diese minimalen Änderungen mit einzukalkulieren und an dieser Stelle agil zu agieren statt stur das Pflichtenheft abzuarbeiten. Die Tatsache, dass wir User-Interfaces personalisieren und so auf die Wünsche der Mitarbeitenden eingehen, erhöht deren Begeisterung für und die Identifikation mit der neuen Software. Schließlich haben sie selbst an der Entwicklung der Lösung mitgearbeitet.

7. Support und Wartung

Die Software ist installiert, getestet und die Nutzer geschult. Die Aufgabe und der Auftrag sind abgeschlossen – oder? Nein, nachgelagert folgt natürlich der Support. Dem Kunde und insbesondere den Key-Nutzern sollte ein Helpdesk zur Verfügung stehen, dass diese bei Bedarf anrufen können. Denn am Ende geht es darum, dass die Prozesse im Unternehmen laufen. Störungen oder Fragen sollten so schnell wie möglich gelöst werden. Auch die regelmäßigen Updates oder das Aufsetzen neuer Funktionalitäten übernimmt am besten der Anbieter, der auch die Software konzipiert und aufgesetzt hat.