Property Management

APA-PRM ist eine integrierte IT-Lösung zur Kalkulation und Abrechnung von Mietnebenkosten. Zusätzlich bietet die Lösung eine umfassende Mietvertrags- und Raumverwaltung. Neben den Nebenkosten können ebenfalls weitere Leistungen, die im Rahmen eines Mietverhältnisses anfallen (z.B. Miete, Telefonie, Entsorgung, Reinigung etc.), verwaltet und abgerechnet werden.

Für welche Unternehmen ist APA-PRM geeignet?

APA-PRM richtet sich an Unternehmen, die eigenständig Großindustrieanlagen für die Energieproduktion betreiben und ihre Räumlichkeiten vermieten. Hierzu zählen beispielsweise Flughäfen, Bahnhöfe, Einkaufszentren oder Universitäten. Solche Unternehmen stehen jährlich vor der Herausforderung die Produktionskosten pro Energiemedium (Strom, Gas, Wasser, Wärme, Kälte) sowie die exakten Energieverbräuche pro Mieter verlässlich zu ermitteln, um eine revisionssichere Jahresabrechnung der Nebenkosten durchführen zu können. Es handelt sich hierbei um einen aufwändigen, i. d. R. manuell getriebenen Prozess, der die Mitarbeit sowohl kaufmännischer als auch technischer Abteilungen erfordert.

Was sind die wesentlichen Funktionen von APA-PRM?

Raumverwaltung

In APA-PRM können all Ihre Räume, die für die interne Nutzung bzw. Vermietung bestimmt sind, erfasst und verwaltet werden. Die wesentlichen Raumeigenschaften wie Lage, Fläche oder Nutzungsart können gepflegt werden. Die intern genutzten bzw. vermieteten Räume werden für die Dauer der Nutzung der entsprechenden Kostenstelle bzw. einem Mietvertrag zugeordnet. Auf diese Weise können Sie jederzeit nachvollziehen, seit wann, für wie lange und von wem ein Raum aktuell genutzt wird. Befindet sich ein Raum in keiner Nutzung, wird er als frei gekennzeichnet und kann neu verplant werden.

Mietvertragsverwaltung

Sie können in APA-PRM all Ihre Mietverträge hinterlegen und verwalten. Sie können die allgemeinen Vertragsdaten wie Laufzeit, Kündigungsfrist, Sondervereinbarungen sowie die vermieteten Räume pflegen. Räume können dem Mietvertrag flexibel zugeordnet bzw. wieder entfernt werden. Des Weiteren können hier die vertraglich vereinbarten, regelmäßigen Leistungen wie Miete, Umsatzpacht, Nebenkostenvorauszahlungen, Telefonie, Entsorgung oder Reinigung verwaltet und zur Abrechnung gebracht werden. APA-PRM erzeugt auf Knopfdruck oder in einem automatisierten Lauf die Rechnungen und übergibt die zugehörigen Buchungen für die Sollstellungen und Erlösabgrenzungen an Ihre FiBu-Lösung (z.B. SAP-FI).

Messstellenverwaltung

Sie können in APA-PRM all Ihre technischen Messstellen zur Erfassung der Energieverbräuche und -produktion verwalten. Die aktuellen Zählerstände können entweder manuell in APA-PRM eingetragen oder automatisch aus Ihrem Energiemanagementsystem bzw. der Gebäudeleittechnik importiert werden. Die Messstellen sind datentechnisch mit den Produktionsanlagen und Räumen verknüpft, so dass Sie sowohl die Energieproduktion einer Anlage als auch den Energieverbrauch innerhalb eines Raumes überprüfen können. Die Räume wiederum sind datentechnisch mit einer Kostenstelle bzw. Mietvertrag verknüpft, so dass Sie für jeden intern genutzten oder vermieteten Raum den Energieverbrauch pro Medium in einer Abrechnungsperiode exakt bestimmen können.

Kostenkalkulation

Mit Hilfe von APA-PRM können Sie die Kosten Ihrer Produktionsanlagen verlässlich kalkulieren. Sie können sowohl anfallende fixe Kosten (z.B. Abschreibungen, kalkulatorische Zinsen) als auch variable Kosten (z.B. Service- bzw. Wartungsaufträge) einer Anlage zuordnen. Die Kosten werden automatisch auf die Anlage geschrieben, so dass Sie stets die Gesamtkosten einer Anlage über eine Periode hinweg nachvollziehen können. Im Verhältnis zu der produzierten Energiemenge erhalten Sie für jede Anlage die genauen Produktionskosten pro Energieeinheit.

Abrechnung

Wie in den obigen Punkten bereits beschrieben, liefert APA-PRM verlässliche Daten über die produzierten und verbrauchten Energiemengen sowie deren Kosten. Auf Basis dieser Daten sind Sie in der Lage auf Knopfdruck eine detaillierte und transparente Jahresabrechnung der Nebenkosten pro Mieter zu erstellen. Jeder Mieter kann einsehen, wie hoch die Energieverbräuche pro Medium und gemieteten Raum innerhalb einer Abrechnungsperiode ausgefallen sind. Zusätzlich können Sie mit APA-PRM wesentliche, vereinbarte Leistungen wie laufende Nebenkostenvorauszahlungen, Miete, Umsatzpachten, Telefonie, Entsorgung, Reinigung etc. verwalten und automatisiert abrechnen.

Welche wesentlichen Vorteile bietet APA-PRM meinem Unternehmen?

Effiziente und sichere Prozesse

Mit APA-PRM können Sie Ihren gesamten Prozess für die Kalkulation und Abrechnung der Nebenkosten in einer IT-Lösung steuern. Viele Prozessschritte, wie z.B. die regelmäßige Abrechnung der Nebenkostenvorauszahlungen, Mieten oder die Aufstellung der Jahresabrechnung, erfolgen automatisiert und müssen lediglich von Ihren Mitarbeitern geprüft werden. Überflüssige Insellösungen können bedenkenlos abgelöst werden. Auf diese Weise sparen Ihre Mitarbeiter viel Zeit und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Der Prozess für die Kalkulation und Abrechnung ist, entsprechend Ihren individuellen Anforderungen, in APA-PRM hinterlegt. Eine solche Systemunterstützung sorgt für eine hohe Prozesssicherheit sowie effiziente und nachvollziehbare Unternehmensabläufe.

Transparenz für den Kunden

Mit Hilfe von APA-PRM können Sie Ihren Kunden eine transparente, nachvollziehbare Abrechnung der vertraglich vereinbarten Leistungen bieten. Ihre Kunden erhalten eine detaillierte Aufstellung über ihre Energieverbräuche sowie die bereits entrichteten Nebenkostenvorauszahlungen. Auf diese Weise gewinnen Ihre Kunden zusätzliches Vertrauen in Ihr Unternehmen. Dadurch festigen Sie wichtige Geschäftsbeziehungen.

Flexibilität

APA-PRM ist von Grund auf so gestaltet, dass es individuelle Geschäftsprozesse abbilden und jederzeit an geänderte Anforderungen angepasst werden kann. Standard-Lösungen vermögen dies oftmals nicht oder nur mit erheblichen Aufwand. APA-PRM ist eine IT-Lösung, die sich Ihrem Unternehmen anpasst – nicht umgekehrt.

Revisionssicherheit

In APA-PRM werden alle Dokumente revisionssicher verwaltet und archiviert. Sämtliche gespeicherten Dokumente und Informationen sind jederzeit und schnell wieder auffindbar. Des Weiteren können bei Bedarf einzelne Prozessschritte rekonstruiert und nachgewiesen werden. APA-PRM hilft Ihnen somit rechtliche Auflagen zu erfüllen und compliance-konform zu arbeiten.

Kann APA-PRM bei Bedarf erweitert bzw. nachträglich angepasst werden?

APA-PRM kann jederzeit flexibel an Ihre individuellen Geschäftsprozesse angepasst oder erweitert werden. Bei Bedarf können Masken, Dialoge oder Menu-Layouts umgestaltet oder benutzerdefinierte Felder, Strukturen oder Tabellen hinzugefügt werden. Zusätzlich können Prozessschritte oder ganze Prozessketten umgestaltet und ergänzt werden. Bei Versionswechsel oder Update bleiben alle Änderungen komplett erhalten (100% Releasefähigkeit).

APA-PRM beinhaltet mittlerweile vier größere Erweiterungen, die im Standard enthalten sind und sich nahtlos in die Kalkulation und Abrechnung der Mietnebenkosten einfügen:

Verwaltung und Abrechnung von Raummieten und Umsatzpachten

In APA-PRM können Sie für jeden Mietvertrag die vereinbarten Mietkonditionen in einer Preistabelle hinterlegen. Auf Basis der vermieteten Räume sowie der hinterlegten Quadratmeterpreise ermittelt APA-PRM die zu zahlende Gesamtmiete und rechnet den Betrag ab. Falls Sie Ihre Räumlichkeiten verpachten, können Sie ebenfalls die vertraglich vereinbarten Konditionen für die Umsatzabgaben hinterlegen. Auf Basis der vereinbarten Abgabesätze sowie der gepflegten Umsatzmeldungen, ermittelt APA-PRM die Höhe der Umsatzabgabe und rechnet den Betrag ab. Bereits im Vorfeld geleistete Mindestpachten werden hierbei natürlich verrechnet.

Verwaltung und Abrechnung von Parkflächen

Analog zu der Verwaltung und Abrechnung der Raummieten und Umsatzpachten, unterstützt Sie APA-PRM bei der Verwaltung und Abrechnung Ihrer Parkflächen. Dazu werden alle vorhandenen Parkflächen in APA-PRM angelegt und über Mietverträge den jeweiligen Kunden zugeordnet. Das System unterstützt Sie bei der Kapazitätsplanung Ihrer Parkflächen und liefert Ihnen zu einem beliebigen (zukünftigen) Datum Informationen, welche Parkflächen vermietet und welche frei sind. Im Falle einer Preisänderung können Sie mit Hilfe von APA-PRM Dauerrechnungen erzeugen und an den Kunden senden. Die Abrechnung des monatlichen Mietzins erfolgt automatisiert über Rechnungsläufe.

Verwaltung und Abrechnung von Werbeflächen

Falls Sie Ihre am Standort verfügbaren Flächen als Werbeflächen vermieten möchten, unterstützt Sie APA-PRM auch hierbei. Sie können all Ihre Werbemittel (Banner, Aufsteller, Riesenposter etc.) und Flächen (inkl. standortbezogene Preisfaktoren) im System verwalten und den jeweiligen Mietern zuordnen. Wie bei den Räumen und Parkplätzen unterstützt Sie APA-PRM bei der Kapazitätsplanung Ihrer verfügbaren Werbeflächen, so dass Sie jederzeit auf Anfragen Ihrer Kunden und Interessenten reagieren können. Die wiederkehrende Abrechnung der vermieteten Werbeflächen erfolgt automatisiert, entsprechend dem vertraglich vereinbarten Zahlungsrhythmus.

Verwaltung und Abrechnung von ITK-Leistungen

Diese Erweiterung von APA-PRM ermöglicht Ihnen die Verwaltung und Abrechnung Ihrer ITK-Leistungen. Der Begriff umfasst hier sowohl ITK-Hardware (z.B. Endgeräte) als auch die Telefongebühren. APA-PRM kann nahtlos an Ihre Telefonanlage angebunden werden. Die angefallenden Gebühreneinheiten werden aus der Telefonanlage importiert und zusammen der vermieteten ITK-Hardware in APA-PRM abgerechnet. Falls Ihre Kunden ihren Sitz innerhalb der EU haben, unterstützt Sie APA-PRM ebenfalls bei der Abrechnung nach dem Reverse-Charge-Verfahren.

Kann APA-PRM an meine vorhandenen IT-Lösungen angebunden werden?

APA-PRM verfügt standardmäßig über zahlreiche technische Schnittstellen (ASVII/CSV, ADS, ODBC, SOAP/Web Service, XML, SAP R3 uvm.), so dass die Lösung mit nahezu jeder anderen IT-Lösung kommunizieren kann. Diese Technologie ermöglicht es, komplexe Geschäftsprozesse durchgängig, systemübergreifend darzustellen. So können Insellösungen konsolidiert und der manuelle Aufwand verringert werden.

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