Digitale Nebenkostenabrechnung

Ein Knopfdruck und das System berechnet alle Nebenkosten? Was sich wie der Alltag im Digitalen Zeitalter anhört, ist längst nicht in allen Unternehmen Standard. Oft dauert die Abrechnung Wochen oder Monate. Ein Grund: Es existieren Brüche zwischen den eingesetzten Software-Produkten. Dabei können Insellösungen über Schnittstellen verbunden werden. Das spart Zeit und damit Personalkosten.  

Die Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung ist für Vermieter eine große Aufgabe, gerade wenn sie selbst Energie produzieren – sei es mit einem Blockheizkraftwerk oder einer Photovoltaikanlage. Die Abrechnung muss sowohl für den Kunden als auch für Wirtschaftsprüfer transparent und nachvollziehbar sein. Das sind zwei von mehreren Anforderungen an die Revisionssicherheit von Geschäftsvorfällen.

Vor allem der Unternehmer profitiert davon, wenn er bereits im laufenden Jahr weiß, wie seine Anlagen arbeiten. Das System überwacht laufend den Energieoutput sowie die Kosten der Anlagen. Zu viele Vermieter sehen das erst, wenn sie ein halbes Jahr später die Nebenkostenabrechnung erstellen und rausschicken.

Herausforderung Nebenkostenabrechnung: Hunderte Mietobjekte

Die Aufgabe Nebenkostenabrechnung kann sich schnell potenzieren und zwar aus vier Gründen:

• Erstens ist allein die Anzahl der zu verwaltenden Einheiten eine Herausforderung: So betreuen Immobiliengesellschaften, Gewerbeparks, Wohnungsbaugesellschaften, Einkaufszentren oder Flughäfen oft hunderte oder tausende von Mietobjekten.
• Zweitens produzieren – wie erwähnt – etliche von ihnen ihre eigene Energie.
• Drittens sind bei der Berechnung verschiedene Fachbereiche
• Viertens laufen die Daten oft über unterschiedliche Software und Technik, die nicht oder nur schlecht miteinander verbunden sind.

Große Anbieter wie Einkaufszentren oder Flughäfen verwalten hunderte bis tausende von Mietobjekten. Zu den eigentlichen Räumen kommen Werbeflächen und Parkplätze hinzu. Foto: Photocreo / Canva.com

So besser nicht: Abrechnung mit Bleistift, Block und Excel

Jeden Monat schreibt Frau Schmidt die Zählerstände in ihr Notizbuch. Zurück im Büro überträgt sie die Zahlen in Excel. Sie hat sich in der Tabellenkalkulation eine Datei angelegt, die für sie die Zählerstände addiert. Am Ende des Jahres kopiert sie die Daten für die Abrechnung in die SAP-Finanzbuchhaltungssoftware. Ähnliches beobachten wir oft: Brüche zwischen Software-Systemen verleiten Mitarbeitende zu kreativen Lösungen. Leider sind solche Lösungen für Unternehmen teuer und gefährlich.

Ein Arbeitsablauf wie der von Frau Schmidt ist aufwändig. Er kostet aber nicht nur Zeit und damit Geld in Form von Personalkosten, sondern er ist auch extrem fehleranfällig. Und das in einem Bereich, in dem Sie besonders fehlerfrei arbeiten müssen – Stichwort Revisionssicherheit. Die Lösung besteht aus einem sauberen Prozess und verbundener Technik.

Das manuelle Ablesen und Übertragen von Zählerstanden ist zeitaufwändig und kostenintensiv. Viel gravierender aber: So ein Vorgehen ist sehr fehleranfällig!

Kalkulatorische Herausforderung: Selber Energie produzieren

Erzeugt ein Unternehmen selber Energie, wird es kompliziert. Ein Blockheizkraftwerk verbraucht beispielsweise Gas und Strom, um daraus Wärme und Strom zu produzieren. Zu den Verbrauchskosten der eingekauften Energie kommen die Kosten für die Anschaffung und den Unterhalt der Anlage. Diese teilen sich in fixe und variable Kosten.

Die fixen Kosten setzen sich aus den kalkulatorischen Abschreibungen und den kalkulatorischen Zinsen zusammen. Instandhaltungs- und Wartungskosten bilden hingegen die variablen Kosten. All das kann in einem integrierten Software-System erfasst und automatisch berechnet werden.

Durchschnittlicher Energiepreis über alle Anlagen hinweg

Aus den Verbauchskosten, den fixen und variablen Kosten berechnet sich der durchschnittliche Preis pro Energieeinheit bezogen auf den Energieoutput einer Anlage. Im nächsten Schritt bildet die Software einen Durchschnittspreis pro Energieeinheit, der verschiedene Produktionsanlagen zusammenfasst. So könnten zwei Blockheizkraftwerke, eine Photovoltaikanlage und eine Kleinstwindanlage zum Beispiel Strom erzeugen, während die beiden Blockheizkraftwerke und zwei Solarthermie-Anlagen außerdem noch Wärme erzeugen.

Auf diesen Durchschnittspreis pro Energeieinheit addiert das Unternehmen noch Zuschläge für Verwaltung sowie Gewinn und Wagnis. Das ist der Preis, den es dem Kunden in Rechnung stellt.

Damit aus dem durchschnittlichen Energiepreis eine Abrechnung wird, multipliziert das System die Preise mit den Verbräuchen innerhalb des Abrechnungszeitraumes. Dazu sind in der virtuellen Mietvertragsakte jedem Mieter seine Räume und dessen Messstellen zugeordnet. Die Messstellen und Zähler erfassen die Verbräuche täglich und geben sie an die Energiemanagement-Software (EMS) weiter. So gelingt eine verbrauchsgenaue Abrechnung auf täglicher Basis.

Energie selber zu produzieren, ist für Vermieter auch eine kalkulatorische Herausforderung. Vor allem wenn ein Durchschnittspreis für verschiedene Anlagen errechnet werden muss.

Abrechnung und Sollstellung der Beträge automatisiert

Eine virtuelle Zeitschaltuhr sorgt dafür, dass die Software die unterjährigen Vorauszahlungen für die Nebenkosten regelmäßig berechnet. Zum festgelegten Datum erstellt das System monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich die Abrechnung und die zugehörigen Belege. Bei der Jahresabrechnung wird die Abrechnungssumme mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet.

Anbindung an die Buchhaltung

Die Buchungssätze sowie Nachzahlungen oder Gutschriften übermittelt das System an die Buchhaltung (Übergabe innerbetriebliche Kostenrechnung).

Verlässliche Abrechnung für den Mieter

Die Abrechnung für den Kunden umfasst sowohl einen Bericht über jeden Raum als auch über jede Nebenkostenart. So erfährt der Mieter, in welchen Räumen welche Nebenkosten anfallen. Das ist besonders hilfreich, wenn ich als Mieter meine Nebenkosten senken möchte.

Management: Planen mit Echtzeitdaten

Da die Gebäudeleittechnik täglich die Zählerstände automatisch an das System übergibt, stehen die Daten quasi live zur Verfügung. Auf der einen Seite ermöglicht das, bei außerordentlichen Kündigungen im laufenden Jahr problemlos eine Endabrechnung der Nebenkosten zu erstellen. Auf der anderen Seite kann das Management so die Energieproduktion im Verhältnis zu der Produktionsmenge in Echtzeit überwachen.

Moderne Gebäude weisen oft erhebliche Glasflächen auf. Während in Büroräumen meist lange Reinigungsintervall ausreichen, ist bei manchen Verkaufsräumen sogar eine tägliche Reinigung notwendig. Foto: Kamchatka / canva.com

Sonstige Betriebskosten

Selbstverständlich berechnet und verbucht ein integriertes System auch die sonstigen Nebenkosten wie Reinigung, Entsorgung, Abwasser, Telekommunikationskosten oder Pauschalen für die Nutzung von Toiletten, öffentlichen Flächen, Grünflächen oder Fahrstühlen.

Allein die Reinigung birgt Herausforderungen. Denn neben der klassischen Unterhaltsreinigung wie die Fußbodenreinigung ist in modernen Gebäuden die Glasreinigung ein wesentlicher Faktor. Bei beiden Reinigungsarten spielen Häufigkeit, Verschmutzungsgrad und zu reinigende Fläche eine Rolle. All das kann natürlich im System erfasst und berechnet werden.

5 Vorteile der digitalen Nebenkostenabrechnung

Die digitale Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung bringt fünf Vorteile:

• Zeitersparnis durch automatisiertes Erfassen von Verbräuchen und Abrechnung statt manueller Dateneingabe und Berechnung
• Echtzeitdaten ermöglichen es zu jedem Zeitpunkt Abrechnungen zu erstellen sowie laufend die Energieproduktion von Anlagen zu überwachen.
• Transparenz ist besonders für externe Anspruchsgruppen wie Mieter und Wirtschaftsprüfer wichtig.
• Revisionssicherheit: Unternehmen sind verpflichtet sämtliche Geschäftsvorfälle und damit auch die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverändert aufzuzeichnen.
• Prozesssicherheit: Automatisierung bedeutet, dass Abläufe immer nach festgelegten, weil bewährten Muster ablaufen. So liefern die Prozesse automatisch sichere Ergebnisse.

Fotos: Christopher End

Beispiel: Digitale Nebenkostenabrechnung am City Airport Bremen

Wie die digitale Nebenkostenabrechnung erfolgreich geht und zu hohen Einsparungspotentialen führt, haben wir als Apandia für den Flughafen Bremen gezeigt (Bericht der Wirtschaftsförderung Bremen). Dabei haben wir nach dem Best-of-Breed-Ansatz bestehende Software-Lösungen und Datenbanken miteinander verbunden. Zum Einsatz kam unsere IT-Lösung APA-PRM, die auf DOCUframe® basiert.